Sem contar com um bom dicionário de competências você não conseguirá mapear competências para avaliação de desempenho.
Um ponto importantíssimo na criação de um dicionário de competências, que muitas vezes é reduzida sua relevância, é a definição da escala de avaliação das competências.
O conteúdo deste artigo guiará você na melhor forma de construir um dicionário de competências, evitando os erros mais comuns, e apresentando as práticas mais comuns de mercado.
- O que é uma competência?
- O conceito do C.H.A
- Modificando o conceito C.H.A.
- O que é um dicionário de competências?
- Formatando o dicionário de competências
- Direcionando a avaliação de competências comportamentais
- Principais erros na definição das competências
- Como definir a melhor escala de avaliação de competências
- Exemplo de competências técnicas
- Exemplo de competências comportamentais
- Conclusão
- Como o software Join RH pode ajudar neste processo?
- E-book de dicionário de competências
O que é uma competência?
Em primeiro lugar, a mais conhecida definição para competência foi escrita por Scott Parry em sua obra “The quest for competencies”, em 1996, na qual ele diz: “Competências é um agrupamento de conhecimentos, habilidades e atitudes correlacionados, que afeta parte considerável da atividade de alguém, que se relaciona com o desempenho, que pode ser medido segundo padrões pré-estabelecidos e que pode ser melhorado por meio de treinamento e desenvolvimento”.
Dessa forma, para o mundo corporativo, competência é o conjunto de competências técnicas e comportamentais que empregados adequadamente permite atingir com sucesso os resultados para o ambiente organizacional.
Antes de tudo, lembre-se que para merecer o nome de competência o conjunto de atributos pessoais deve ser mensurável. Desse modo, não se pode introduzir no grupo de atributos das competências para avaliação de desempenho definições subjetivas como garra, dedicação e positividade.
2. O conceito do C.H.A.
Os pilares mais conhecidos da competência são:
Conhecimento
É o saber adquirido, ou seja, para o indivíduo é a compreensão de conceitos e técnicas que são necessários para atingir seus objetivos e que são adquiridos através de diferentes recursos, desde a simples observação, leituras, um treinamento realizado e sua própria formação acadêmica.
Habilidade
É o saber fazer ou poder fazer, ou seja, para o indivíduo representa a sua aptidão em atividade prática para o desempenho de sua missão e está associada à capacidade de produzir a partir do conhecimento adquirido, a experiência prática e o aprimoramento progressivo das aptidões desenvolvidas com o tempo e a experiência.
Atitude
É o ser ou querer fazer, ou seja, para o indivíduo é a decisão consciente e emocional de seu modo de agir e reagir no dia a dia em relação a fatos e outras pessoas de seu ambiente.
3. Modificando o conceito C.H.A.
A princípio, há uma enorme variedade de modelos de competências para avaliação de desempenho vem sendo utilizado pelas empresas. Desse modo, nós encontramos conjuntos de competência, tais como: essenciais, estratégicas, gerenciais, funcionais, de liderança, de autogestão, pessoais, core competencies, dentre outras. Ou seja, um verdadeiro emaranhado!
Uma das demandas no mundo corporativo para buscar uma melhor compreensão, pelos colaboradores, sobre o processo de avaliação de competências levou a uma simplificação desta divisão das competências (conhecimento, habilidade e atitude) em apenas competências técnicas e comportamentais, pois há grande dificuldade, mesmo dentro do RH, em classificar as competências no CHA.
Competências Técnicas
São competências para o exercício de determinado cargo na empresa, as quais às vezes são segmentadas em grupos (gerenciais, operacionais etc.) para designar competências de determinados grupos de pessoas ou áreas.
Competências Comportamentais
São comportamentos observáveis sem distinção se são aptidões ou traços de personalidade.
Competências Essenciais
Pequeno grupo de valores ou princípios considerados vitais para a empresa e aplicado a todos.
Resultados
Resultado de uma execução ou desempenho efetivo no trabalho.
4. O que é um dicionário de competências?
Primordialmente, um dicionário de competências nada mais é do que um leque de competências bem definidas para apresentarmos aos gestores (lideranças) como um “cardápio”, sobre o qual eles “escolherão” aquelas competências para avaliação de desempenho que melhor representam o que o cargo pretende desenvolver.
Afinal, a criação de um dicionário de competências da empresa também tem como objetivo minimizar os efeitos subjetivos de uma avaliação e uniformizar o conceito da competência entre os avaliadores. Então, recomenda-se que as avaliações sejam realizadas sob os mesmos critérios e não na interpretação individual do avaliador a respeito de um certo título.
Cuidados ao utilizar um dicionário de competências “pronto”:
- Não se fixe apenas nos títulos das competências, pois eles são apenas “rótulos”.
- Faça adaptações, seja de linguagem, seja de conteúdo.
Lembre-se, as competências técnicas mais importantes serão particulares do seu negócio, sendo assim, será pouco provável você encontrar um dicionário pronto.
Orientação: ao montar seu dicionário de competências comportamentais tome o cuidado de não introduzir como competência, por exemplo, ética e honestidade, pois estes são valores que sua empresa segue, mas que não faz sentido indicar como pontos a serem mensurados em uma avaliação, pois pense bem, você contrataria, ou manteria empregado, uma pessoa que não é ética ou honesta?
5. Formatando o dicionário de competências
A princípio, há um consenso de que um dicionário de competências deve ter pelo menos 3 elementos:
- Título: nome da competência.
- Conceito: é a definição ou descrição da competência.
- Níveis de complexidade OU comportamentos observáveis.
A formatação do terceiro item é onde encontramos mais variações, mas o mais comum é encontrarmos dois tipos de apresentações:
1º Níveis de complexidade: é o formato onde definiremos cada um dos níveis de cada uma das competências e não simplesmente utilizaremos a definição da escala de avaliação.
2º Comportamentos observáveis: neste caso, apenas listamos os comportamentos que indicam a prática da competência.
Dica: é comum no meio corporativo utilizar-se uma mescla destas formatações onde para as competências técnicas é empregada a definição dos níveis de complexidade, pois é mais fácil para as lideranças avaliarem este tipo de competência, e para as competências comportamentais utiliza-se o desdobramento da competência em comportamentos observáveis.
6. Direcionando a avaliação de competências comportamentais
Mesmo com uma boa definição das competências comportamentais sabemos que ainda assim é difícil mapearmos as competências para avaliação de desempenho dos cargos.
Dessa forma, para auxiliar as lideranças neste trabalho, as empresas têm desdobrado o conceito da competência comportamental em comportamentos observáveis.
Este termo tem encontrado muitas variações nas empresas, tais como: indicadores de desempenho da competência, indicadores comportamentais, práticas observáveis, elementos da competência, comportamentos indicadores, indicadores da competência, condutas observáveis, práticas associadas, e assim vai.
Decerto, a melhor forma de deixar bem clara esta explicação é exemplificando com os comportamentos observáveis da competência de autodesenvolvimento:
- Empenha-se em aprimorar seus conhecimentos, habilidades e postura, de forma autônoma.
- Demonstra abertura para receber feedback que ajude a identificar ações necessárias para o seu aperfeiçoamento.
- Faz uma autoavaliação adequada, estando ciente de suas capacidades, conhecimentos e experiências.
- Participa efetivamente de treinamentos e ações de capacitação, buscando seu desenvolvimento profissional.
7. Principais erros na definição das competências
Informações muito subjetivas
Sempre que são definidas competências muito subjetivas, a informação tem pouca chance de contribuir para os objetivos do programa de avaliação.
Detalhamento Excessivo
Identificar vários títulos interdependentes só se justifica se sua aquisição for feita separadamente ou se seu conteúdo for demasiadamente complexo.
Detalhamento insuficiente
Agrupar competências distintas sob um mesmo título pode impedir a compreensão correta de como orientar o treinamento e desenvolvimento.
Nomes diferentes, competências iguais
Uma mesma capacidade pode ter vários nomes, por isso definir previamente o dicionário de competências para avaliação de desempenho antes do processo de mapeamento nos cargos previne que a mesma competência tenha vários nomes em áreas distintas, por exemplo: relacionamento interpessoal, lidar com pessoas e atender a público.
Ignorar relação com treinamentos
Preferencialmente, um título de competência deve remeter ao nome do treinamento que garante sua aquisição.
8. Como definir a melhor escala de avaliação de competências
Inegavelmente, a escala de avaliação é um item muito importante para a criação de um dicionário de competências e ela deve estar adequada ao processo e cultura organizacional da sua empresa. Portanto, definir a escala de avaliação de competências mais adequada para seu processo e cultura organizacional da sua empresa.
Primeiramente, há dois tipos de escala de avaliação que serão apresentados a seguir:
- Nível de complexidade
- Nível de atendimento
Escala de nível de complexidade
A escala de avaliação, ou régua de avaliação, é um ponto muito importante para a criação do dicionário de competências, pois afetará diretamente nos resultados do seu processo de avaliação e em como você definirá as competências e seus níveis para orientar os colaboradores no momento da avaliação.
Ou seja, define os níveis de entrega ou complexidade da competência. Assim, o objetivo desta escala é mensurar o grau de maturidade do colaborador em relação aos comportamentos derivados das competências.
Dica: evite um número ímpar na escala de avaliação, pois há uma forte tendência do ser humano, seja ele o avaliador ou o avaliado, de não querer se comprometer com a avaliação e indicar o ponto central da escala.
Cuidado: procure trabalhar com uma escala progressiva, conforme o exemplo a seguir, ao invés de uma simples escala de atendimento, pois uma escala progressiva permitirá análises utilizando um conceito de mapa de carreira, ou mapa de competências, importante para feedback e desenvolvimento de um plano de carreira.
Sobretudo, a escala de nível de complexidade é uma escala cumulativa e de progressão com saltos claros de um nível para o outro. Em síntese, a seguir está um exemplo para uma escala de avaliação de competências:
Escala de nível de atendimento
Antes de tudo, seria um trabalho inviável, e sem bons resultados, utilizar uma escala de nível de complexidade em um formato de avaliação 360º. Os colaboradores já têm dificuldade em avaliar seu subordinado direto e até mesmo fazer sua autoavaliação com a escala de nível de complexidade, então imagine como seria isto para avaliar pares, subordinados indiretos, clientes e fornecedores.
Para uma avaliação 360º é mais recomendado a utilização de uma escala de nível de atendimento, pois os objetivos com este tipo de avaliação são outros. Aqui está um exemplo bem comum para este tipo de escala:
- Nível 1:Não atende
- Nível 2:Atende parcialmente
- Nível 3:Atende
- Nível 4:Supera
9. Exemplo de competências técnicas
Só para exemplificar, ao definir uma escala de avaliação por nível de complexidade também se faz necessário preparar o dicionário de competências para esta finalidade. Então, a seguir estão dois exemplos de definição dos níveis das competências.
Apresentação de dados
Definição: Habilidade exigida para apresentação de relatórios e informações, independente da mídia adotada.
Nível 1 – Básico: É capaz de formatar relatórios, porém utiliza padrões pré-definidos, ou seja, apenas insere as informações.
Nível 2 – Médio: É capaz de formatar relatórios contendo informações de nível intermediário e que serão apresentados somente em sua área de especialidade. Utiliza padrões pré-definidos, porém faz adaptações.
Nível 3 – Alto: É capaz de formatar relatórios contendo informações a serem apresentadas, definindo os padrões e formas que elas serão apresentadas.
Nível 4 – Avançado: É capaz de reunir informações complexas e traduzi-las em formatos de apresentação que favoreçam ações e decisões.
Gerenciamento de projeto
Definição: Capacidade de identificar, planejar, coordenar e acompanhar todas as atividades e processos necessários para a execução dos projetos.
Nível 1 – Básico: Acompanha as atividades conforme planejamento prévio. Ou seja, segue as atividades que integram um projeto, sob uma supervisão do líder. Cumpre no tempo os compromissos. Garante o uso adequado dos recursos.
Nível 2 – Médio: Planeja e acompanha todas as atividades e processos necessários para execução de um projeto, sob supervisão esporádica. Define e cumpre os prazos dos compromissos assumidos.
Nível 3 – Alto: Identifica, planeja, coordena e acompanha projetos em todo o seu escopo, com autonomia. Elabora para cada projeto um programa de tarefas prioritárias e críticas.
Nível 4 – Avançado: Identifica, planeja, coordena e acompanha projetos com alto grau de complexidade, delegando tarefas. Age de forma proativa para redução dos prazos. Propõe novas formas de gerenciamento de projetos.
10. Exemplo de competências comportamentais
Logo depois, estão dois exemplos de definição de competências comportamentais baseadas nas evidências da competência.
Comprometimento
Definição: Capacidade de mostrar envolvimento e interesse pelos objetivos e atividades em que está comprometido, “lutando” para cumprir com o que for de sua responsabilidade.
Comportamentos observáveis
- Promove ativamente os valores de negócios da empresa.
- Demonstra uma elevada identificação e compromisso com a empresa.
- Sabe e reconhece as necessidades dos funcionários no tocante à motivação intrínseca.
- Dá e recebe feedback, incentivando este processo na equipe.
- Tem sensibilidade administrativa (cuidado com as pessoas).
- Foca a melhor solução e não busca achar “culpados”.
Comunicação
Definição: Comunica-se de maneira clara e objetiva, focando na total compreensão das mensagens e troca de ideias. Sabe ouvir e influenciar as pessoas, percebendo o ambiente e adaptando a sua comunicação em cada situação.
Comportamentos observáveis
- Estrutura e organiza as suas ideias, priorizando a objetividade e a qualidade na comunicação.
- Transmite de forma clara e objetiva as informações escritas e orais, assegurando-se de sua compreensão.
- Escuta seus interlocutores com atenção e entende as mensagens recebidas.
- Demonstra capacidade de persuasão através de mensagens verbais e/ou não
11. Conclusão
Por fim, o melhor dicionário de competências será aquele com que você consiga mapear as exigências dos cargos voltadas a atender os seus objetivos com a gestão de competências para sua empresa e que consiga ser clara para todos os seus colaboradores.
Independente se você esteja adquirindo um dicionário de competências “pronto”, construindo-o internamente ou contratando uma consultoria especializada, lembre-se de sempre adequá-lo a realidade e cultura da sua empresa e, mais importante ainda, lembre-se de que o quão mais simples, claro, objetivo e conciso ele for, mais facilmente você conseguirá que os colaboradores o compreendam e utilizem da mesma forma.
Ou seja, a melhor escala de avaliação é aquela que você consiga explicar aos seus colaboradores e que seja possível introduzir na cultura da sua empresa.
12. Como o software Join RH pode ajudar neste processo?
Com efeito, um sistema de RH especializado ajudará você na criação do dicionário de competências e a facilmente mapear as competências dos cargos e preparar seu processo de avaliação de competências.
Um software especializado trabalha com várias formatações das competências, níveis e comportamentos observáveis, e permite você criar seus conjuntos de competências da forma que melhor se adequar a sua empresa, além de te dar muitas análises do processo de avaliação, desde relatórios consolidados de gaps de competências a análises gráficas de dispersão dos funcionários cruzando desempenho e potencial, ou mesmo diagnósticos de evolução do desempenho dos colaboradores e/ou áreas ou unidades da empresa.
Enfim, são muitas análises para ajudá-lo na melhor decisão para preparar seu plano para gestão das competências.
Portanto, se você quer conhecer um software de RH especializado para ajudá-lo a gerenciar suas competências, conheça o software Join RH!
Então, conheça mais sobre como uma solução personalizada, com total aderência a sua metodologia, auxiliará o seu processo de avaliação de competências e desempenho. Veja na prática como um software de RH pode auxiliá-lo neste trabalho.
13. E-book de dicionário de competências
Se você quiser fazer o download deste conteúdo em um formato didático e agradável para releitura posterior, faça o download do e-book gratuito chamado “Como elaborar um ótimo dicionário de competências”, o qual contém detalhes e informações adicionais sobre este tema.
Aqui está o link direto para outros dois e-books com exemplos de competências técnicas e comportamentais:
Outro site para você ler mais sobre competências é no próprio site da Linked RH na página que aborda a criação de um dicionário de competências do sistema Join RH.