Em uma breve pesquisa com os termos “Como escolher o melhor sistema de RH?” ou “Quais são os melhores softwares para o setor de RH?”, sem dúvidas, encontrará muitos resultados. Caso faça essa busca no momento em que cogita a contratação de um software, então, tem enfrentado uma tarefa exaustiva. Todos os artigos falam dos mesmos benefícios, privilegiam o fornecedor que patrocinou sua escrita e o pior, não querem te informar, mas buscam somente te convencer (pelo cansaço, às vezes).
Neste artigo, eu não vou te ajudar a escolher um software de RH. Se este é seu desejo, recomendo meu outro artigo respondendo à questão: qual o melhor software de RH para sua empresa? Caso não, eu vou te provar que o custo da indecisão da sua empresa sobre a adesão a um software de RH pode ser maior que o valor da sua compra. Ou seja, mostrar o quanto custa não comprar um sistema de RH. Trarei alguns relatos de experiência das consequências desta não adesão que encontrei ao longo da minha jornada de atuação. Espero que te auxilie nesse processo.
- Problemas comuns da falta de um sistema para o RH
- O custo da não compra de um sistema de RH
- Exemplos de perdas para o RH
- Um sistema de RH é caro?
Problemas comuns da falta de um sistema para o RH
Você já pensou sobre este ponto de vista? Intuitivamente, pensa-se no quanto custará algo, mas dificilmente reflete-se no valor de não fazer uma aquisição. Ao levar o valor agregado em consideração, percebe-se o quão limitado é observar apenas o custo de compra. Em muitos casos, deixa-se de lado uma série de soluções para os mais latentes problemas de uma gestão por conta de um preço acima do esperado.
Evidentemente, se sua empresa tem menos de 50 colaboradores, a dinâmica de seu setor de RH é menos complexa e passível de gerenciamento sem um sistema de RH. Contudo, acima dessa estrutura, a complexidade aumenta e é mais difícil executar uma gestão de pessoas eficiente sem um sistema adequado. Desse modo, problemas de distintas naturezas emergem para cada uma das partes envolvidas. Em nossa experiência, os mais comuns são:
Ligados aos colaboradores
- Colaboradores desengajados e com baixo desempenho;
- Falta de engajamento emergem em suas pesquisas ou avaliações;
- Alta rotatividade nos setores da empresa.
Em relação ao setor de RH
- Muito tempo investido em atividades operacionais;
- Apresenta baixa produtividade frente ao acumulo de tarefas;
- Não tem tempo para entregar o que realmente traz valor à empresa.
Para os líderes, coordenadores e gerentes
- Baixa credibilidade na apresentação dos seus resultados;
- Falta de estímulo para dar feedbacks às equipes.
Aos Diretores e C-levels
- Ausência de boas análises para uma tomada de decisão;
- Não confia plenamente nos indicadores apresentados pela equipe de RH;
- Escuta todos falarem sobre processos ágeis e acha que sua empresa está na contramão.
Enfim, é possível criar uma lista imensa de problemas pelos quais sua empresa passa. Agora, pergunto: quanto você pagaria para resolver alguns destes problemas? Ou melhor, o quanto sua empresa lucraria se alguns destes problemas fossem resolvidos?
O custo da não compra de um sistema de RH
Como o preço da compra de um sistema de RH é composto? Soma-se o valor da sua mensalidade, referente ao uso, mais o custo de sua implementação. Por outro lado, quais os fatores para o cálculo do preço de uma não compra? Pegue o tempo de trabalho em tarefas manuais e operacionais e multiplique pela ineficiência, prejuízos e erros consequentes da não automatização de cálculos e indicadores de suas rotinas de RH. Essa é a fórmula que mostra o quanto se perde ao não aderir a um sistema de RH.
Para assumir seu papel estratégico, necessariamente, o setor de RH precisará de um software para gerenciar e automatizar os processos com foco em gestão de pessoas. É razoável dizer que um sistema de RH não resolverá sozinho estes problemas mencionados acima. Eu concordo! Porém, um bom RH conseguirá, com o apoio de um sistema de RH, ter recursos para começar a resolvê-los. Sem o respaldo de um software, assuntos ao entorno da cultura organizacional e da produtividade geral da empresa, fatores de ordem estratégica, não terão a devida atenção por parte do setor.
Exemplos de perdas para o RH
Como mencionado, em nossa trajetória, tivemos contato com uma série de problemas e perdas decorrentes exatamente da ausência de um sistema para o RH. Dentre todas elas, era visível que os erros decorriam de processos passíveis de correção se houvesse ações automatizadas que diminuíssem a incidência de erros praticados por ações manuais. Abaixo, listamos alguns que sua empresa pode estar passando neste exato momento:
Cálculos incorretos do PLR
Certa vez, eu recebi uma planilha Excel de uma grande empresa para eu analisar sua gestão de metas e cálculo do PLR. Primeiramente, eu quis entender o cálculo do PLR baseado nas metas e peguei minha calculadora. Eu não conseguia fazer o meu cálculo ficar igual ao da planilha de forma alguma até que descobri um erro na fórmula de uma única célula que ocorreu por referenciar outra célula errada.
Ao avisar a empresa, ela pediu para que eu não comentasse com ninguém o erro porque o PLR daquele colaborador já havia sido pago e ele perdeu uma boa fatia do bônus por conta de 2% a menos que o cálculo representou, significando ele ser enquadrado em uma faixa menor do pagamento do PLR. Neste caso a empresa “ganhou”, mas quantos outros casos este cálculo pode ter sido invertido e ela ter pagado a mais? E se este colaborador descobrir que recebeu menos do que deveria? Como ficará a credibilidade do RH e da empresa nesta situação?
Horas extras da equipe do RH
Uma grande empresa pagava várias horas extras para dois analistas de RH controlarem seu processo de avaliação de desempenho. Antes dele iniciar, eles preparavam os formulários de avaliação e enviavam individualmente por e-mail. Assim que o processo começava, eles monitoravam quem não havia preenchido a avaliação e notificavam, via e-mail, o cumprimento do prazo.
Depois da conclusão, eles entravam em um intenso trabalho de compilar todas as informações. No fim, geravam poucas informações realmente relevantes para uma tomada de decisão assertiva. Embora o processo ocorresse uma vez ao ano, quando somado às outras atividades que desempenhavam durante o mês, precisavam realizar muitas horas extras para entregar os resultados à diretoria. Além das horas extras, causava uma desmotivação aos analistas que sentiam seu tempo desperdiçado em trabalhos operacionais e exaustivos.
Decisões estratégicas sem dados
Uma informação será tão mais importante se ela for obtida no momento certo para uma tomada de decisão. Se estão espalhadas em diversos arquivos, inviabiliza um processo de compilá-las em conjunto para uma boa análise. Desse modo, não adiantou em nada o RH levantar todas essas informações e arquivá-las, mesmo que organizadamente. Nenhuma empresa consegue crescer estrategicamente sem informações disponíveis em tempo real e centralizadas para gerar boas análises.
Agora, reflita: quantas planilhas você tem com dados de colaboradores? Você consegue um bom cruzamento de dados entre estas planilhas? É confiável? Não é fácil armazenar e cruzar tantos dados dos colaboradores. Além de estar passível de inúmeros erros em fórmulas e funções de busca (PROCV) nas planilhas.
O prejuízo por informações obtidas por meio de planilhas com erros por ser muito grande. Quando chegamos a um cliente, é o que mais vemos. São como pilhas de papéis acumuladas em mesas e arquivos que não se sabe o que contém, muito menos se, analisadas juntas, gerará insights para a empresa.
Baixa produtividade e criatividade do RH
Atualmente, está com mais uma vaga aberta para contratar um analista de RH? Isto acontece porque sua empresa está crescendo e agora você precisa de mais “braços” no RH para controlar seus processos? Com certeza, deve estar se queixando de um ou outro analista de RH na sua equipe e pensando que ele poderia ser mais produtivo. Contratar mais pessoas não é a solução. Dessa forma, não se ataca a raiz do seu problema e ainda por cima terá uma equipe descontente. Você deve estar perdendo os melhores profissionais de RH porque eles percebem que a empresa não investe na automatização de seus processos e prefere manter profissionais juniores executando rotinas cansativas.
Com esse excesso de processos manuais, não há espaço para a criatividade, nem para relacionar-se com outros atores do mercado. Por exemplo, realizar processos de benchmarking. Pense, quanto custa uma boa informação e um bom direcionamento para seguir um caminho seguro que outros, com sucesso, já seguiram? Quem quer a informação tem tempo, mas quem já tem a informação não quer perdê-lo compartilhando. Este é o mundo em que vivemos, no qual tudo é para ontem e ninguém tem tempo para nada. Sua equipe de RH tem dificuldade para conseguir informações para elaborar bons processos, o que pode ser mais facilmente obtido através do relacionamento com a área de sucesso do cliente em um bom fornecedor de sistema de RH.
Impossibilidade de operações globais
Inegavelmente, é impossível fazer a gestão de várias filiais sem um sistema de RH para controlar as solicitações ao RH. Por exemplo, aquelas de aumento, admissões, desligamentos, entre várias outras. Tudo isto feito por e-mail não é passível de controle com segurança da informação e com indicadores estatísticos. Na semana passada, vivenciei um caso de vazamento da informação de uma demissão estratégica que ocorreria na empresa. Sem um sistema de RH, com um workflow para o processo de demissão, seria impossível de rastrear, com tanta precisão de datas e horários, de quem acessou esta informação de modo que pudéssemos chegar ao responsável pelo vazamento.
Estes exemplos trataram apenas de perdas dentro da área de RH, mas as perdas fora dela são muito maiores e difíceis de serem vistas. Por exemplo, seus colaboradores desmotivados por não verem a empresa cuidar devidamente do seu desenvolvimento e sua carreira são menos produtivos e criativos, o que resulta em menor lucratividade para a empresa.
Um sistema de RH é caro?
As diversas soluções para gestão de pessoas no mercado podem trazer os mais variados benefícios, como reduzir o tempo da equipe de RH com tarefas repetitivas ou de baixo valor. Contudo, o principal benefício que o sistema de RH pode trazer é iniciar uma mudança da cultura organizacional. Um sistema de RH não apenas resolve os problemas do seu negócio, mas envolve os usuários, oferecendo uma experiência agradável que favorece um uso contínuo. Ajudará a engajar a liderança na gestão de seus colaboradores, o que trará resultados incríveis para o seu negócio.
Por fim, outro ponto a considerar é o aprendizado que o sistema pode trazer. Com o uso de novas tecnologias, sua equipe de RH pode adquirir novos conhecimentos sobre os processos. A própria tecnologia pode ajudá-la otimizar cada vez mais sua rotina.
Agora que você entende quanto custa não comprar um software de RH para automatizar e otimizar seus processos, reflita e pondere se realmente vale a pena “economizar” este custo do licenciamento do software. Perceba que agora você não estará mais fazendo uma compra por impulso. Você está tomando uma decisão estratégica que trará resultados positivos para sua empresa.
