feedback

No segundo artigo da série Feedback você confere um roteiro com 05 passos para um bom feedback e dicas que podem te ajudar no processo com sua equipe.

 

No primeiro artigo desta série sobre feedback foi explicado o que é um feedback , sua importância e quais as dificuldades em dar e receber um feedback, então não repetirei aqui estas informações. Se você ainda não leu este artigo, acesse aqui o link para “A melhor forma de dar feedback”.

Neste artigo eu ajudarei você a criar um bom roteiro para um feedback e darei algumas recomendações para você utilizar em seu feedback.

Só recapitulando: feedback é uma ação que revela os pontos positivos e negativos do trabalho executado tendo em vista a melhoria do mesmo. Lembre, ele deve ser objetivo e claro para quem está recebendo o feedback.

 

5 passos para um bom feedback

Antes de dar seu feedback, elabore um pequeno roteiro. Aqui estão cinco passos para guia-lo para um bom resultado.

 

  1. Preparação

Reflita cuidadosamente sobre o que pretende falar e faça um balanço de aspectos positivos e negativos, assim os fatos mais importantes serão privilegiados na conversa, bem como os pontos positivos ajudam a quebrar a resistência.

 

  1. Escolha do ambiente

A conversa deve ser em um ambiente neutro, sem interrupções ou terceiros, pois o local adequado ajuda a diminuir a tensão. É fundamental que telefonemas ou secretárias não interrompam o processo de feedback.

 

  1. Definição de regras

Para que a conversa não se reduza a um jogo de acusações e defesas é aconselhável pedir que, enquanto você fala, o outro apenas escute, pois as respostas de bate-pronto geram tensão. Com a espera, a impulsividade é controlada e há tempo para assimilar o que foi dito.

 

  1. Início

Inicie a reunião de feedback de forma leve e se concentre sobre os pontos positivos de quem ouve, antes de cobrar algo, pois isto ajuda a diminuir as defesas do outro e ainda dissolve parte da tensão da conversa.

 

  1. Finalização

Ao final é fundamental que haja um reforço dos pontos principais do feedback, pois ajuda a organizar o pensamento e selecionar o mais importante da conversa. Seja breve!

 

Aprenda a dar um excelente Feedback

 

Dicas para um bom feedback

Nunca se esqueça de que críticas devem ser feitas reservadamente, mas elogios podem ser públicos!

 

Seja específico

Ser específico e não generalista não cria dúvidas ou falsas expectativas durante o processo. Apresente exemplos e argumentos palpáveis!

 

Seja simpático e tenha empatia

Não faça com que esta conversa pareça que você quer “derrubar” a pessoa, quebre o gelo e inicie sempre com expressões amigáveis.

 

Mantenha o equilíbrio

Não elogie demais, nem critique demais. Para ser construtivo, o feedback não pode ser “puxão de orelha” nem tampouco “jogar confete”. Equilibre sua análise ressaltando os pontos fortes e os pontos a serem desenvolvidos.

 

Apresente orientações

Mostre como o processo realizado pelo ouvinte poderia ter tido um resultado melhor. Apenas dizer que algo não deu certo, sem comentários consistentes, deixa o feedback sem sentido. É necessário sinalizar o que pode e deve ser feito para melhorar.

 

Tenha a mente aberta

Mostre estar aberto para trocar ideias e procure entender se existem fatores desconhecidos por você que podem estar afetando o desempenho.

 

Evite o tom acusatório

Não utilize frases como “você é” ou “você fez”. Ao invés disto, é melhor dizer “eu sinto que você é” ou “eu tive a sensação de que você fez”. Esse posicionamento alivia o outro e o torna mais receptivo.

 

Observe o ouvinte

Mantenha a percepção de como o ouvinte reage às suas colocações. A expressão facial irá orientá-lo se o feedback está sendo construtivo ou apenas complicando uma situação que poderia ser contornada sem grandes “atropelos” de comunicação.

 

Escute também

Quem fala também deve estar preparado a escutar a outra parte. Uma comunicação unilateral não surte os melhores efeitos, por isso, esteja pronto para ver o “outro lado da moeda”.

 

Escolha o momento certo

O feedback faz mais sentido quando é fornecido pouco tempo após o comportamento sobre o qual se espera retorno. Não guarde por meses algo importante a dizer, porém se a situação for de estresse, tratar do tema quando os ânimos ainda estão alterados só piora as coisas.

 

Foque em comportamentos

Dar o foco em comportamentos, e não em pessoas, possibilita uma análise e medição. Não compare o ouvinte com outras pessoas!

 

Também questione

Faça perguntas e seja paciente e bom ouvinte das respostas.

 

Compartilhe informações

Um bom feedback não é uma conversa de conselhos ou opinião. Fale somente sobre o que você está vendo.

 

Tome nota

Fazer anotações é importante tanto para quem dá quanto para quem recebe o feedback, pois assim nenhum fator importante será esquecido. Ao final da conversa, releia os compromissos e estipule pontos de controle.

 

Resumo das dicas

FEEDBACK CAMPEÃO!FEEDBACK FRACASSADO!
EspecíficoGeneralista
Simpático e empatiaAntipático e desprezo
Equilibrado entre positivo e construtivoSó feedback negativo
Sinaliza o que deve ser mudadoNão dá orientações
Está perceptível as reações do ouvinteNão observa o ouvinte
Você assume a responsabilidadeA responsabilidade é transferida
Ouve a pessoaA comunicação é unilateral
Ocorre o mais breve possívelÉ retardado, guardado e descarregado
Descreve o comportamentoAvalia e julga o comportamento
Apresenta fatosDá opinião e conselho
Registra ações e evidências do feedbackBate papo sem propósito
É direto e claroÉ indireto e não é claro
Levanta questões relevantesFaz afirmações sem embasamento
Especifica as consequênciasAs consequências são vagas
É solicitado ou desejadoÉ imposto
Afirma o valor do receptorNega o valor do receptor

 

CONTINUAÇÃO…

Este é o segundo artigo da série Feedback, no próximo artigo estarei comentando sobre erros comuns no feedback, impactos da sua ausência e algumas evidências para você observar no momento em que está fazendo esta ação. Clique aqui para acessar o próximo artigo.

 

Como um sistema de RH pode ajuda-lo com este processo?

Um sistema de RH especializado em gestão de pessoas ajudará você a criar o hábito de dar feedbacks, pois ele o alertará de longos períodos sem feedback, também ajudará você a manter um controle centralizado destas ações e permitirá que estas informações sejam compartilhadas com seus superiores e sucessores. Além de tudo isto, quem está recebendo o feedback também terá a informação de fácil acesso, permitindo a ele também registrar sua opinião.

Um software especializado ajuda a incorporar a ação de feedback na cultura da empresa e dá a área de recursos humanos o controle deste processo.

De forma alguma um sistema de RH deve substituir a ação pessoal de dar feedback, mas ele auxiliará muito, até mesmo dando orientações a quem dá e a quem recebe o feedback.

 

E-book sobre feedback

Este artigo tem apenas o objetivo de introduzir este assunto, pois já há um e-book gratuito, do mesmo autor, com mais definições e exemplos. Digite exatamente o termo “ebook feedback” que você encontrará o link para fazer o download deste e-book ou procure na página do Linkedin e Facebook do autor Ricardo Vignotto.

Este e-book tem a finalidade de te orientar da melhor forma possível a como dar excelentes feedbacks. Serão apresentadas as técnicas mais adequadas de uma maneira prática e direta e ele o ajudará a criar um roteiro para um bom feedback.