No segundo artigo da série Feedback você confere um roteiro com 05 passos para um bom feedback e dicas que podem te ajudar no processo com sua equipe.
No primeiro artigo desta série sobre feedback foi explicado o que é um feedback , sua importância e quais as dificuldades em dar e receber um feedback, então não repetirei aqui estas informações. Se você ainda não leu este artigo, acesse aqui o link para “A melhor forma de dar feedback”.
Neste artigo eu ajudarei você a criar um bom roteiro para um feedback e darei algumas recomendações para você utilizar em seu feedback.
Só recapitulando: feedback é uma ação que revela os pontos positivos e negativos do trabalho executado tendo em vista a melhoria do mesmo. Lembre, ele deve ser objetivo e claro para quem está recebendo o feedback.
5 passos para um bom feedback
Antes de dar seu feedback, elabore um pequeno roteiro. Aqui estão cinco passos para guia-lo para um bom resultado.
Preparação
Reflita cuidadosamente sobre o que pretende falar e faça um balanço de aspectos positivos e negativos, assim os fatos mais importantes serão privilegiados na conversa, bem como os pontos positivos ajudam a quebrar a resistência.
Escolha do ambiente
A conversa deve ser em um ambiente neutro, sem interrupções ou terceiros, pois o local adequado ajuda a diminuir a tensão. É fundamental que telefonemas ou secretárias não interrompam o processo de feedback.
Definição de regras
Para que a conversa não se reduza a um jogo de acusações e defesas é aconselhável pedir que, enquanto você fala, o outro apenas escute, pois as respostas de bate-pronto geram tensão. Com a espera, a impulsividade é controlada e há tempo para assimilar o que foi dito.
Início
Inicie a reunião de feedback de forma leve e se concentre sobre os pontos positivos de quem ouve, antes de cobrar algo, pois isto ajuda a diminuir as defesas do outro e ainda dissolve parte da tensão da conversa.
Finalização
Ao final é fundamental que haja um reforço dos pontos principais do feedback, pois ajuda a organizar o pensamento e selecionar o mais importante da conversa. Seja breve!
Dicas para um bom feedback
Nunca se esqueça de que críticas devem ser feitas reservadamente, mas elogios podem ser públicos!
Seja específico
Ser específico e não generalista não cria dúvidas ou falsas expectativas durante o processo. Apresente exemplos e argumentos palpáveis!
Seja simpático e tenha empatia
Não faça com que esta conversa pareça que você quer “derrubar” a pessoa, quebre o gelo e inicie sempre com expressões amigáveis.
Mantenha o equilíbrio
Não elogie demais, nem critique demais. Para ser construtivo, o feedback não pode ser “puxão de orelha” nem tampouco “jogar confete”. Equilibre sua análise ressaltando os pontos fortes e os pontos a serem desenvolvidos.
Apresente orientações
Mostre como o processo realizado pelo ouvinte poderia ter tido um resultado melhor. Apenas dizer que algo não deu certo, sem comentários consistentes, deixa o feedback sem sentido. É necessário sinalizar o que pode e deve ser feito para melhorar.
Tenha a mente aberta
Mostre estar aberto para trocar ideias e procure entender se existem fatores desconhecidos por você que podem estar afetando o desempenho.
Evite o tom acusatório
Não utilize frases como “você é” ou “você fez”. Ao invés disto, é melhor dizer “eu sinto que você é” ou “eu tive a sensação de que você fez”. Esse posicionamento alivia o outro e o torna mais receptivo.
Observe o ouvinte
Mantenha a percepção de como o ouvinte reage às suas colocações. A expressão facial irá orientá-lo se o feedback está sendo construtivo ou apenas complicando uma situação que poderia ser contornada sem grandes “atropelos” de comunicação.
Escute também
Quem fala também deve estar preparado a escutar a outra parte. Uma comunicação unilateral não surte os melhores efeitos, por isso, esteja pronto para ver o “outro lado da moeda”.
Escolha o momento certo
O feedback faz mais sentido quando é fornecido pouco tempo após o comportamento sobre o qual se espera retorno. Não guarde por meses algo importante a dizer, porém se a situação for de estresse, tratar do tema quando os ânimos ainda estão alterados só piora as coisas.
Foque em comportamentos
Dar o foco em comportamentos, e não em pessoas, possibilita uma análise e medição. Não compare o ouvinte com outras pessoas!
Também questione
Faça perguntas e seja paciente e bom ouvinte das respostas.
Compartilhe informações
Um bom feedback não é uma conversa de conselhos ou opinião. Fale somente sobre o que você está vendo.
Tome nota
Fazer anotações é importante tanto para quem dá quanto para quem recebe o feedback, pois assim nenhum fator importante será esquecido. Ao final da conversa, releia os compromissos e estipule pontos de controle.
Resumo das dicas
| FEEDBACK CAMPEÃO! | FEEDBACK FRACASSADO! |
| Específico | Generalista |
| Simpático e empatia | Antipático e desprezo |
| Equilibrado entre positivo e construtivo | Só feedback negativo |
| Sinaliza o que deve ser mudado | Não dá orientações |
| Está perceptível as reações do ouvinte | Não observa o ouvinte |
| Você assume a responsabilidade | A responsabilidade é transferida |
| Ouve a pessoa | A comunicação é unilateral |
| Ocorre o mais breve possível | É retardado, guardado e descarregado |
| Descreve o comportamento | Avalia e julga o comportamento |
| Apresenta fatos | Dá opinião e conselho |
| Registra ações e evidências do feedback | Bate papo sem propósito |
| É direto e claro | É indireto e não é claro |
| Levanta questões relevantes | Faz afirmações sem embasamento |
| Especifica as consequências | As consequências são vagas |
| É solicitado ou desejado | É imposto |
| Afirma o valor do receptor | Nega o valor do receptor |
CONTINUAÇÃO…
Este é o segundo artigo da série Feedback, no próximo artigo estarei comentando sobre erros comuns no feedback, impactos da sua ausência e algumas evidências para você observar no momento em que está fazendo esta ação. Clique aqui para acessar o próximo artigo.
Como um sistema de RH pode ajuda-lo com este processo?
Um sistema de RH especializado em gestão de pessoas ajudará você a criar o hábito de dar feedbacks, pois ele o alertará de longos períodos sem feedback, também ajudará você a manter um controle centralizado destas ações e permitirá que estas informações sejam compartilhadas com seus superiores e sucessores. Além de tudo isto, quem está recebendo o feedback também terá a informação de fácil acesso, permitindo a ele também registrar sua opinião.
Um software especializado ajuda a incorporar a ação de feedback na cultura da empresa e dá a área de recursos humanos o controle deste processo.
De forma alguma um sistema de RH deve substituir a ação pessoal de dar feedback, mas ele auxiliará muito, até mesmo dando orientações a quem dá e a quem recebe o feedback.
E-book sobre feedback
Este artigo tem apenas o objetivo de introduzir este assunto, pois já há um e-book gratuito, do mesmo autor, com mais definições e exemplos. Digite exatamente o termo “ebook feedback” que você encontrará o link para fazer o download deste e-book ou procure na página do Linkedin e Facebook do autor Ricardo Vignotto.
Este e-book tem a finalidade de te orientar da melhor forma possível a como dar excelentes feedbacks. Serão apresentadas as técnicas mais adequadas de uma maneira prática e direta e ele o ajudará a criar um roteiro para um bom feedback.
