Atualmente, escrever uma descrição de cargo é bem mais do que uma mera formalidade, é uma ferramenta útil e necessária para vários processos de gestão de pessoas.
Com o conteúdo deste artigo você poderá elaborar uma ótima descrição de cargos de acordo com as melhores práticas de mercado. Serão apresentadas as técnicas mais adequadas de uma maneira prática, direta e com exemplos, para assim você sanar todas as suas dúvidas em relação a este processo.
Estes são os tópicos abordados neste artigo de Ricardo Vignotto Lopez, CEO da Linked RH:
- O que é uma descrição de cargos?
- Aplicações para a descrição de cargos
- Qual é a estrutura de uma descrição de cargos?
- Métodos de elaboração
- Dicas importantes para uma boa descrição de cargo
- Recomendações para o título da descrição de cargo
- Verbos para as atividades na descrição de cargo
- Conclusão sobre a elaboração da descrição de cargo
- Como o software Join RH pode ajudar neste processo?
- E-book de descrição de cargo
- Modelos de descrição de cargo
1. O que é uma descrição de cargos?
Em princípio, uma descrição de cargos é a formalização, em documento escrito, das atribuições, responsabilidades e especificações dos requisitos de um cargo na organização. Ela deve ser a mais clara e concisa possível, pois é base para uma série de processos no RH.
Cada descrição de cargos é única, ou seja, as atividades descritas compreendem um cargo distinto em toda a extensão de seu significado.
Em resumo, podemos afirmar que a descrição de cargo é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo. Em síntese, este processo não é estático ou que, uma vez terminado, pode-se esquecer do assunto. Pelo contrário, ele é um processo dinâmico que acompanha a própria dinâmica das mudanças da empresa e dos cargos.
2. Aplicações para a descrição de cargos
Em seguida, seis exemplos de como escrever uma descrição de cargos bem elaborada pode ajudar a sua empresa.
- Auditoria: ela é uma documentação necessária para a auditoria da ISO 9001, a qual é base para outras normas de qualidade.
- Recrutamento e seleção: auxilia no processo de recrutamento e seleção permitindo ao recrutador entender o cargo e seus requisitos para captar profissionais no mercado.
- Avaliação de competências: apoia o mapeamento de competências para o processo de avaliação de competências dos colaboradores e a entrevista por competências.
- Remuneração: ela fornece o alicerce firme para a avaliação dos cargos, da qual resultará a fixação de uma remuneração coerente internamente.
- Treinamento: aponta os treinamentos obrigatórios para a área de treinamento e desenvolvimento trabalhar com as capacitações.
- PPP: apresenta as atividades desempenhadas que incorporarão o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e fornece informações para a área de medicina do trabalho e a justiça do trabalho, servindo como prova em reclamações trabalhistas.
3. Qual é a estrutura de uma descrição de cargos?
A princípio, o formato mais comum para escrever uma descrição de cargos inclui o título do cargo, a missão, as atividades, a formação e a experiência exigida e é comum se adotar modelos diferentes para perfis de cargos na organização.
Identificação
Identifique o nome do cargo, e seja criterioso para escrevê-lo corretamente e por completo.
Organograma
Indica o posicionamento do cargo na estrutura hierárquica. A quem ele se reporta? Quem responde a ele? Essas informações indicam o quão importante este cargo é para a empresa.
Não se deve imaginar que neste ponto seja necessário colocar todo o organograma da organização com todos seus relacionamentos. O intuito é apenas indicar o contexto em que este cargo está inserido na organização.
Missão
Explica o principal objetivo que o cargo deve atingir. Indique o que o cargo faz, para que ele faz e sua abrangência.
Dica: para facilitar a descrição sumária, faça, primeiramente, a descrição das atividades, pois facilitará encontrar o objetivo do cargo.
Gerente de Tecnologia da Informação
Responsável pelo planejamento e gestão da tecnologia da informação junto às frentes de TI visando garantir a disponibilidade de toda infraestrutura de produção e de telecomunicações nos limites de despesas previstas no orçamento, para todas as unidades de negócio da empresa.
Analista Contábil
Este cargo tem como missão principal efetuar a análise dos saldos das contas patrimoniais dos balancetes mensais e recolhimento de impostos das unidades e empresas, garantindo a integridade dos valores que compõe o balanço de todas as empresas do grupo.
Atividades
São as atividades desempenhadas visando atingir o objetivo do cargo. O que faz? Como faz? Por que faz?
Orientações
- Descreva entre 6 e 10 parágrafos indicando as principais atividades.
- Comece as frases com verbos ativos que melhor definam a ação requerida do seu ocupante, sempre usados na terceira pessoa do indicativo presente (analisa) ou no infinitivo pessoal (analisar).
- Utilize verbos compatíveis com o cargo descrito.
- As atividades devem ter seus parágrafos organizados de tal forma que apresente as atividades mais importantes e/ou frequentes no início.
Auxiliar de Departamento de Pessoal
O que faz? Realiza processos de admissão de novos colaboradores …
Como faz? … emitindo documentos necessários e coletando assinaturas …
Por que faz? … para registro legal.
Mecânico de Manutenção
O que faz? Executa os serviços de manutenção mecânica …
Como faz? … montando e desmontando máquinas e equipamentos, reparando peças …
Por que faz? … busca o perfeito funcionamento e prolonga a vida útil das máquinas
Experiência
Tempo de experiência profissional necessário para atingir o desempenho desejado. Indique o tempo e/ou tipo de experiência.
Ajudante de produção
Não requer experiência anterior.
Chefe de Produção
Experiência desejável de 6 a 8 anos na área industrial.
Operador de Produção II
Experiência mínima entre 2 e 3 anos na área.
Assistente de Vendas
Experiência desejável de 1 a 2 anos no cargo, ou função similar, com atuação em administração de vendas e controles administrativos.
Analista de Marketing Jr.
Experiência desejável de 1 a 2 anos na área de marketing com atuação em coordenação de eventos e produção de materiais promocionais direcionados ao marketing industrial.
Formação acadêmica
Indica o grau de instrução mínimo e desejável que uma pessoa deve ter para exercer a função.
Assim sendo, o grau de instrução se classifica basicamente em ensino fundamental, ensino médio, ensino médio técnico, ensino superior, pós-graduação, mestrado e doutorado, variando entre cursando ou completo.
O grau de instrução mínimo serve para quando não é possível identificar um profissional com a formação especificada e este deverá ter o mínimo aceitável.
Muitas vezes é necessário também informar a área de estudo, por exemplo: mecânica de autos, informática, secretariado, economia, administração de empresas etc.
Coordenador de Tecnologia da Informação
- Formação mínima: ensino superior.
- Formação desejável: pós-graduação.
- Área de estudo: análise de sistemas ou ciência da computação.
Analista de Recursos Humanos Jr.
- Formação mínima: ensino superior cursando.
- Formação desejável: ensino superior completo.
- Área de estudo: administração de empresas ou tecnólogo de RH.
Competências
São as principais competências exigidas e/ou desejadas para o cargo. Para efeito deste material sobre descrição de cargos, adotamos o conceito CHA – Conhecimentos, Habilidades e Atitudes.
Gerente Financeiro
- Conhecimentos: administração e economia, contabilidade, estratégia de negociação.
- Habilidades: planejamento, tomada de decisão, relacionamento interpessoal.
- Atitudes: assertivo, comprometimento, iniciativa.
Analista de Sistemas Sr.
- Conhecimentos: idioma inglês, engenharia de software, análise de requisitos.
- Habilidades: comunicação, trabalho em equipe.
- Atitudes: delegação, credibilidade.
Treinamentos obrigatórios
Treinamentos requeridos ou posteriormente aplicados ao ocupante do cargo. Em suma, identifica-se, com maior facilidade, os treinamentos relacionados aos procedimentos e instruções de trabalho definidos pela área de garantia da qualidade para cada uma das funções da empresa. Além disso, também indicam-se certificações exigidas, quando necessário.
Coordenador de Informática
- Procedimento 011 – Qualificação de fornecedores
- Certificação ITIL
Analista Fiscal Sr.
- Procedimento 017 – Ação corretiva e preventiva
- Intensivo de escrituração fiscal
Comprador
- Instrução de Trabalho 06.003 – Qualificação de fornecedores de matéria prima
- Instrução de Trabalho 06.004 – Qualificação de fornecedores de embalagens
Outros Descritivos
É comum as empresas complementarem as descrições de cargo com diferentes informações para atender sua necessidade em determinado perfil de cargo.
Aqui estão alguns exemplos de outros textos que podem ser elaborados:
- Condições de trabalho
- Desafios
- Dimensão
- Indicadores de desempenho
- Relacionamentos com clientes e fornecedores
- Responsabilidades Gerenciais
- Risco de trabalho
4. Métodos de elaboração
Primeiramente, conheça algumas dicas práticas para tornar a descrição de cargos em sua empresa um processo frequente, dinâmico, formal e eficiente.
Atualmente, uma descrição de cargos é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo, sendo a formalização, em documento escrito, das atribuições, responsabilidades e especificações dos requisitos de um cargo na organização.
Assim, como este processo não deve ser entendido como estático ou que uma vez terminado pode-se esquecer do assunto, devemos elaborar um método eficiente para elaboração da descrição de cargos, que deve ser o mais adequado possível à sua estrutura do RH e a dinâmica da sua empresa.
Em síntese, utiliza-se um dos métodos descritos a seguir, sendo que muitas vezes costuma-se fazer uma combinação entre eles.
1º Método: Observação local
Método básico que é utilizado principalmente para descrição de cargos que tenham tarefas envolvendo operações manuais ou tarefas simples e repetitivas, ou seja, quando as tarefas que compõem o cargo podem ser descritas e especificadas a partir da simples observação da pessoa trabalhando.
Em geral, é utilizado para cargos do grupo operacional.
Tem como principal vantagem a melhor compreensão dos objetivos de cada tarefa e das relações com outros cargos, porém sua maior desvantagem está no método moroso que encarece o processo de coleta de dados, pois exige muito tempo do profissional que faz a descrição de cargo.
2º Método: Questionário
Em segundo lugar, este método muito utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais. Ocasionalmente elabora-se um questionário padrão, com instruções para preenchimento, e distribui-se para as lideranças ou colaboradores.
No entanto, antes da distribuição dos questionários deve-se esclarecer quanto aos objetivos da descrição de cargo, de modo a não deixar dúvidas quanto ao seu verdadeiro uso.
Eventualmente costuma-se também fornecer um modelo já preenchido para servir como exemplo.
Tem como vantagem ser um método rápido e econômico, porém tem uma grande desvantagem relacionada à falta de conhecimento sobre as técnicas para descrição de cargos, o que geralmente resulta em um preenchimento incorreto ou incompleto.
3º Método: Entrevista
Em terceiro lugar, entrevista é o método mais amplamente utilizado no qual, para a obtenção dos dados, o profissional de RH conduz a entrevista, previamente estruturada, com o ocupante do cargo, buscando obter informações essenciais sobre o cargo.
Para que este método funcione bem é necessário estruturar a entrevista em etapas.
A principal vantagem deste método é ter uma fonte de dados mais confiável e suas maiores desvantagens estão em uma entrevista mal estruturada que gere reações negativas por parte dos entrevistados e em seu elevado custo, pois exige profissionais de RH, ou consultores externos, bem-preparados.
Confira as etapas da entrevista abaixo:
1ª Etapa – Levantamento das informações gerais e agendamento da entrevista
Primeiramente, devem-se coletar, junto ao superior imediato da pessoa que será entrevistada, informações gerais sobre o trabalho executado e o contexto do cargo. Aliás, é a própria liderança quem será entrevistada com a finalidade da elaboração completa da descrição de cargos.
Nesta etapa deve ser agendada a entrevista, explicando-se sucintamente o motivo da entrevista e solicitando para que o entrevistado se prepare, pensando nas tarefas que desempenha e em suas responsabilidades. Ou seja, aconselha-se que a entrevista seja realizada no local de trabalho do entrevistado, para deixar o entrevistado à vontade e permitir que ele mostre exemplos dos trabalhos que realiza.
2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista
Para que a entrevista tenha bons resultados, e transcorra em clima agradável, é necessário conquistar a confiança do entrevistado e, para isso, aconselha-se uma apresentação franca e cordial, esclarecendo-se ao entrevistado os objetivos da análise do seu cargo.
Entretanto, é importante esclarecer que para analisar os cargos da organização é necessário obter dados e quem mais conhece aquele cargo na organização é o seu ocupante. Avise ao entrevistado que suas respostas serão anotadas para que seja elaborada a descrição do cargo, a qual, posteriormente, poderá ser criticada por ele.
3ª Etapa – Análise das atividades do cargo
Aqui são obtidos, sobretudo, os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, sendo que a maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao entrevistado que liste suas tarefas.
Por exemplo, se a entrevistada fosse uma secretária, esta seria uma possível lista de atividades:
- Arquivar documentos
- Digitar cartas
- Redigir memorandos rotineiros
- Redigir cartas em inglês
Uma vez obtida a lista das tarefas de acordo com o método, será pedido que se diga “como” são realizadas as atividades.
Seguindo o mesmo exemplo, teríamos a seguinte lista:
- Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem cronológica.
- Digitar cartas baseando-se em rascunhos e utilizando editor de texto no computador.
- Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já expedidos.
- Redigir cartas em inglês traduzindo rascunhos em português escritos pelo superior.
Caso o objetivo de cada tarefa não esteja claro, então será pedido à entrevistada que explique os objetivos delas. Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais, a princípio, para desenvolver a entrevista. Isto é, dependendo da quantidade de cargos por área a serem descritos, é comum elaborar previamente as perguntas por área de atuação.
- Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?
- Quais são as principais atividades que você executa, supervisiona ou controla?
- Qual a participação do seu cargo na definição de políticas e procedimentos para sua área?
- Como você planeja, acompanha e controla o trabalho da sua equipe?
- Quais as atividades mais complexas do seu cargo?
- Quais os principais desafios do seu cargo?
- Qual a autonomia do seu cargo?
4ª Etapa – Encerramento da entrevista e elaboração da descrição de cargo
Acima de tudo, o entrevistador lembra ao entrevistado que, com os dados levantados, será usado para escrever uma descrição de cargo e que, se necessário, ele retornará para esclarecer eventuais dúvidas.
Após a entrevista, visto que o entrevistador terá pleno entendimento das atividades do cargo, será elaborada a descrição de cargo e apresentada para críticas. Normalmente quem faz a aprovação da descrição de cargo é a própria liderança do cargo descrito.
5. Dicas importantes para uma boa descrição de cargo
Leia atentamente estas dicas e entenda como escrever uma descrição de cargo.
5.1. Descreva o cargo e não a pessoa que ocupa o cargo, mesmo quando algumas posições são formatadas pelo próprio ocupante do cargo, sendo que neste caso deve-se identificar e transformar as atividades pessoais em atividades do cargo.
5.2. Comece as descrições de cargo pelos cargos de gerência pois quando o profissional de RH tem um conhecimento global de cada área, a descrição dos demais cargos torna-se mais fácil.
5.3. O conteúdo para escrever uma descrição de cargo deve ser livre de detalhes pouco explicativos e de banalidades que não contribuam para a sua melhor interpretação, mas suficientemente detalhado para que possa ser compreendido, livre de dúvidas sobre possíveis omissões e textos excessivamente resumidos.
5.4. Termos técnicos devem ser definidos ou, quando possível, evitados, a fim de tornar mais clara uma descrição de cargo. A boa descrição de cargo é aquela que um leigo consegue compreender sem dificuldade.
5.5. A descrição de cargo deve ser definida de acordo com a realidade na empresa. Ao descrever um cargo relata-se a realidade e não se faz julgamento do que é certo ou errado, obviamente, este é um documento que tornará mais fácil detectar rupturas na hierarquia.
6. Recomendações para o título da descrição de cargo
Dar nome as coisas já é uma tarefa bem difícil.
Aqui vão algumas recomendações para você seguir ao criar o título em sua descrição de cargo:
- Use títulos universais, ou seja, aqueles mais comumente usados no mercado de trabalho.
- Dê títulos facilmente identificáveis pela sua simples leitura.
- Evite denominações pouco descritivas, tais como, Assistentes, Assessores e outros.
- Adote títulos curtos e objetivos que melhor descrevam a função executada.
- Evite títulos de cargos diferentes com nomes de significado muito parecido.
- Cuidado com as ocupações oficialmente reconhecidas.
- Assegure-se de que o cargo exige a escolaridade correspondente, por exemplo:
- Enfermeiro, Técnico em Administração, Nutricionista etc.
- Crie classificações, famílias de cargo, quando os requisitos de um grupo de cargos variarem, por exemplo: I, II e III; A, B e C; Meio Oficial, Oficial e Especializado; Júnior, Pleno e Sênior. Quando utilizados letras ou números, a letra A ou o número romano I deve corresponder ao menor cargo da família.
- Use o termo “Ajudante” quando o colaborador ajuda a uma pessoa, por exemplo: Ajudante de Mecânico e Ajudante de Eletricista.
- Use o termo “Auxiliar” quando um empregado auxilia numa tarefa.
Evite exageros com denominações pomposas
Não chame um Arquivista de Especialista em Arquivos!
A seguir estão alguns exemplos, um pouco exagerados e engraçados, de denominações em descrição de cargo:
- Distribuidor de Produtos Alternativos (camelô)
- Distribuidor de Recursos Humanos (motorista de ônibus)
- Especialista em Logística de Alimentos (garçom)
- Especialista em Logística de Documentos (office-boy)
- Especialista em Marketing Impresso (boy do xerox)
- Oficial de Movimentação Interna (porteiro)
- Oficial de Movimentação Noturna (vigia)
- Saneador de Vias Públicas (gari)
- Supervisor Geral de Bem-Estar, Higiene e Saúde (faxineiro)
7. Verbos para as atividades na descrição de cargo
É importante você utilizar o verbo correto para escrever uma descrição de cargo, por isso aqui estão alguns exemplos e indicação de onde eles devem ser utilizados em suas frases.
Para verbos que indicam realização de atividade, procure utilizar no início da frase verbos como estes: ajustar, analisar, apoiar, apresentar, aprimorar, aprovar, avaliar, conduzir, consultar, controlar, desenvolver, elaborar, examinar, executar, informar, organizar, orientar, participar, pesquisar, planejar, preparar, rever, selecionar, supervisionar, treinar, verificar.
Quando você precisa indicar resultados a atingir, utilize no meio da frase, depois de palavras como “visando a”, “a fim de”, “para” ou “com o objetivo de”, os seguintes verbos: alcançar, atingir, aumentar, contribuir, cumprir, estabelecer, estimular, facilitar, implementar, manter, maximizar, minimizar, obter, otimizar, preservar, promover, proteger, reduzir.
Os verbos referentes a operações são: abrir, acionar, ajustar, aplicar, apoiar, armazenar, carregar, confeccionar, construir, cortar, desmontar, dirigir, empacotar, entregar, estocar, limpar, lixar, manejar, manipular, medir, operar, pintar, preparar, regular, reparar, retirar, separar, transportar, utilizar, zelar.
É comum utilizar os seguintes verbos referentes a informações: analisar, conferir, constatar, examinar, observar, verificar.
Quando é preciso de verbos referente a supervisão se utiliza: acompanhar, aprovar, controlar, coordenar, definir, determinar, estabelecer, orientar, planejar, programar, propor, revisar, supervisionar.
Para indicar comunicação são usados verbos tais como: atender, comunicar, consultar, divulgar, encaminhar, explicar, fornecer, informar, notificar, prestar, providenciar, ratificar, receber, recepcionar, relatar, solicitar, telefonar.
E por fim, para os verbos referentes a projetos e documentações utiliza-se: anotar, arquivar, catalogar, classificar, coletar, controlar, copiar, emitir, interpretar, lançar, preparar, realizar, redigir, registrar, retificar, selecionar, transcrever.
8. Conclusão sobre a elaboração da descrição de cargo
Em suma, podemos afirmar que escrever uma descrição de cargo é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo.
Acima de tudo, escrever uma descrição de cargo é uma atividade trabalhosa, a qual exige que o profissional que desenvolver este trabalho tenha bom senso, seja detalhista, tenha capacidade crítica e uma ótima habilidade de escrita, além de habilidade mental para entender cargos de diferentes níveis e áreas.
Por fim, o processo de escrever uma descrição de cargo não deve ser entendido como um processo estático ou um processo que uma vez terminado pode-se esquecer o assunto. Pelo contrário, ele é um processo dinâmico que acompanha a própria dinâmica das mudanças da empresa e dos cargos.
9. Como o software Join RH pode ajudar neste processo?
Um sistema de RH especializado em gestão de pessoas certamente ajudará você a conduzir melhor seu processo de escrever uma descrição de cargo. Além disso, manter todos seus documentos padronizados, ele também fornecerá modelos elegantes de visualização e uma forma prática de distribuir estes documentos com segurança através de um portal.
Decerto, um software especializado incorporará um processo de workflow para a criação e revisão das descrições de cargos com um formulário online e o controle do acesso às descrições será determinado pelo RH, podendo-se chegar até ao detalhamento cargo a cargo.
Dê adeus, enfim, ao Word e Excel e ganhe produtividade, padronização e organização em seu processo!
Assim, se você quer conhecer um software de RH especializado em descrição de cargo, conheça o software Join RH!
Conheça mais sobre o papel da descrição de cargo dentro de um plano de cargos e salários, vendo na prática como um software de RH pode auxiliá-lo neste trabalho.
10. E-book de descrição de cargo
Se você quiser fazer o download deste conteúdo em um formato didático e agradável para releitura posterior, faça o download do e-book gratuito chamado “O Guia Definitivo de Descrição de Cargo”, o qual contém detalhes e informações adicionais sobre este tema.
Clique neste link para fazer o download do e-book de descrição de cargo.
11. Modelos de descrição de cargo
O conteúdo deste artigo ajudará você a escrever uma descrição de cargo de acordo com as melhores práticas de mercado, mas se ainda assim você precisar de alguns modelos de descrição de cargo, visite o site descricaodecargos.linkedrh.com.br e acesse os materiais disponíveis.
Aqui está o link direto para três modelos de descrição de cargo:
Outro site para você ler mais sobre descrição de cargo é no próprio site da Linked RH na página que aborda a descrição de cargo dentro do sistema Join RH.