Automatizar uma atividade é deixar de fazer alguma coisa e tornar isso de forma automática, ou seja, algo será executado sem a sua ajuda, sem a sua intervenção. Com a transformação digital, buscar por tecnologias para otimizar tarefas do dia a dia se tornou um grande objetivo para o RH.
Com a automação, aumenta-se a produtividade, minimiza falhas, ganha-se rastreabilidade e gestão de indicadores.
- Produtividade: você deixa de executar tarefas repetidas, ganhando tempo para focar em ações mais estratégicas.
- Reduz erros: você diminui os riscos de erros humanos ao usar a tecnologia para gerenciar os seus processos.
- Rastreabilidade: você poderá acompanhar e ser notificado de tarefas, sem conferências manuais.
- Gera dados: você poderá gerenciar processos através de indicadores e tomar decisões mais assertivas.
Este artigo vai trazer 7 exemplos de automação para você implantar com o Join RH:
1) Abertura automática das avaliações de satisfação, eficácia e de aprendizagem de treinamento.
As avaliações são de extrema importância para medir o retorno que as ações de treinamento proporcionam para a empresa e se os resultados desejados estão sendo atingidos.
Você pode programar para que seus treinamentos enviem um e-mail com uma avaliação para medir a satisfação dos participantes com relação ao instrutor, entidade, conteúdo etc. Isto pode ocorrer automaticamente ao término do treinamento.
Após alguns dias do término do treinamento pode ser necessário medir se o colaborador realmente absorveu o conteúdo do curso, desta forma, automaticamente é enviado uma avaliação de aprendizagem por e-mail para o colaborador responder questões dissertativas e de múltipla escolha. Se você só utilizar questões de múltipla escolha, o sistema já pontua a avaliação do colaborador e indica se ele foi aprovado, e a necessidade de treinamento foi suprida, ou se ele foi reprovado e haverá a necessidade de refazer o treinamento ou a avaliação.
Se você quer medir a eficácia da aplicação deste treinamento no dia a dia, você pode disparar uma avaliação de eficácia, após 30 ou 60 dias, para o superior imediato do colaborador avaliar o quanto este treinamento está sendo eficaz para o colaborador em seu trabalho. Esta ação também alimentará automaticamente a sua matriz de treinamento indicando se o treinamento precisará de uma reciclagem.
2) Abertura automática da avaliação de experiência.
A avaliação de experiência permite avaliar o alinhamento das expectativas da empresa com o novo colaborador. É o momento de identificar se o colaborador está apto a assumir uma posição de forma efetiva.
Com a facilidade desta automação, os avaliadores receberão a avaliação e o RH poderá, se desejar, dar ciência, ou acompanhar a evolução pelos indicadores. Os indicadores vão trazer através das respostas, o que o RH pode realizar como plano de ação. Ainda é possível criar avaliações com períodos distintos, como por exemplo, 45 e 90 dias.
3) Aviso de pendências com colaboradores demitidos.
O RH irá receber por e-mail qual o colaborador que deixou pendências após a sua saída da empresa. Exemplo de pendências: aprovação de requisições, avaliações de treinamento e desempenho, entre outros. Neste sentido, as pendências são transferidas para outro responsável e o fluxo segue normalmente.
4) Aviso de vencimento das ações de desenvolvimento do PDI.
As ações de desenvolvimento servem como um meio para desenvolver o colaborador e potencializar as competências que são relevantes para o seu avanço.
Nesta automação, o gestor irá receber, para o seu acompanhamento e melhor gestão, todas as ações de desenvolvimento da sua equipe, antes mesmo que ocorram o vencimento. Assim, ele poderá atuar de forma proativa e fornecer feedbacks para os seus colaboradores.
5) Aviso de reciclagem de treinamentos.
O treinamento de reciclagem é a oportunidade do colaborador, que já realizou um curso base, de rever e atualizar os seus conhecimentos. A falta de controle destes treinamentos pode gerar prejuízos e não conformidades em auditorias.
A automação permite que o RH e o gestor possam ser notificados antes do vencimento da reciclagem e programem a capacitação.
6) Aviso de aniversário de empresa do colaborador.
Celebrar o aniversário de empresa do colaborador é uma forma da empresa demonstrar que ela se importa com o seu capital humano. Traz reconhecimento, gera pertencimento e marca a importância do colaborador na trajetória da empresa.
O RH e o gestor podem receber a notificação do aniversário de empresa e desenvolverem ações para o fortalecimento da marca empregadora.
7) Notificação das pendências do usuário do Join RH.
Para contribuir no monitoramento do que se encontra pendente, o colaborador poderá receber e-mails de alertas de suas pendências, de acordo com a periodicidade estabelecida. Esta é uma forma de lembrá-lo que ele precisa tomar uma ação para concluir o que está sob a sua responsabilidade.
O fato é que a automação de tarefas/processos traz diversos benefícios e isso ninguém pode duvidar. Esta é uma tendência e um caminho sem volta.
Como apresentado aqui, conte com o Join RH para avaliarmos as características da sua empresa e transformar a sua gestão de pessoas em práticas do dia a dia.
