Muito se fala sobre a nova era do RH e essa nova era engloba muitos assuntos, sendo o principal deles as inovações tecnológicas que vem para beneficiar os colaboradores deste setor e todos os atendidos por ele.
Essa transformação digital, que se refere ao uso da tecnologia para aumentar e melhorar os resultados e o desempenho no geral, é uma mudança organizacional, dando ênfase para a tecnologia. As vezes essa mudança é radical na estrutura da organização, pois a mudança é realizada em processos que muitas vezes tinha a tecnologia como superficial e passa a se tornar essencial.
Com essa crescente tecnológica, foi introduzido no RH a admissão digital que proporciona uma melhor experiência para os novos colaboradores e para o RH. A admissão digital deve estar entre as prioridades de inovação do RH e das ações de gestão, pois adiciona valor em todas as frentes da empresa.
A admissão digital tem foco na otimização do processo de admissão da sua empresa fornecendo uma experiência incrível aos candidatos aprovados em seu processo seletivo, eliminando burocracias, otimizando processos e reduzindo custos.
Admissão tradicional x Admissão digital
A admissão de colaboradores faz parte da rotina do RH e este processo é visto como burocrático e cansativo, o qual muitas vezes torna a contratação muito longa.
Este processo tradicional de admissão ainda é realidade para a maioria das empresas, onde podemos ver a pilha de documentos sobre a mesa, um vai e vem de visitas do candidato para trazer toda a papelada necessária, o arquivamento dos documentos e a digitação dos dados para criar o cadastro do colaborador.
A admissão digital veio para otimizar esse processo economizando o tempo do RH e desburocratizando esta rotina. A admissão digital está entre as tendências de gestão no RH porque agrega valor em todas as frentes da empresa.
Com esta transformação digital torna-se possível agilizar o processo de entrega dos documentos, eliminando a papelada da contratação e proporcionando uma melhor experiência para os novos colaboradores e para o RH.
Em relação ao modelo tradicional, a admissão digital tem as seguintes vantagens:
- O novo colaborador é o protagonista da história, preenchendo ele próprio sua ficha cadastral;
- Os documentos são enviados pelo smartphone, tablet ou computador, evitando os arquivos físicos;
- O RH faz todo o monitoramento e conferência dos documentos de forma online;
- Todos os documentos já estarão digitalizados ao final do processo.
Tudo isto aumenta a produtividade do RH e proporciona uma gestão mais eficiente, através de uma contratação mais prática, ágil e simples.
Quais são os benefícios da admissão digital?
Economia de tempo
Os profissionais de RH, após todo o processo de seleção, precisam entrar em contato com o colaborador que será contratado, solicitar os documentos, aguardar que esses documentos cheguem para que seja iniciada a contratação em si, quanto tempo isso não leva? Em alguns casos, podemos colocar 5 dias ou mais.
Além de que no primeiro dia do funcionário na empresa, ao invés de aproveitar inteiramente a integração, é necessário gastar um bom tempo se preocupado com papelada, assinatura e documentos.
E tudo isso pode ser eliminado se a admissão digital for implementada.
Segurança de informação
Hoje, muito se preocupa com segurança de informações e isso tem se tornado cada vez mais importante, então ao realizar uma admissão comum, muitos papéis são impressos e passado de um setor para outro, isso dá a probabilidade para perda de documentos ou o acesso de informações confidenciais por terceiros.
Com a admissão digital, tudo é feito online e pode ser configurado previamente para que os dados sejam enviados sempre para a mesma pessoa.
Sustentabilidade
Ao aderir a admissão digital a impressão de papéis diminui drasticamente, o que é excelente, pois uma empresa que não pratica a sustentabilidade acaba por ser malvista entre clientes e parceiros. Além de que o espaço físico da empresa fica mais organizado, com menos papéis por todos os lados.
Gestão de Documentos
A gestão de documentos da admissão digital é um ganho muito significativo para a empresa, pois a busca por esses documentos, a atualização de algum dado ou solicitação de informações faltantes ficam mais simples, o que agiliza o processo e o deixa mais seguro.
Motivação
Parece estanho que a motivação seja um dos benefícios da admissão digital, mas talvez de todos os citados anteriormente, talvez este seja o que tem o maior impacto no bem-estar do candidato. Ao receber um acesso para inserir seus documentos online, através do computador ou smartphone, no conforto do seu lar, gera uma expectativa no candidato, que segue para seu primeiro dia de trabalho com uma motivação extra, sabendo que irá chegar e aproveitar o dia, sem perder tempo com documentação.
Como funciona o processo de admissão digital?
Primeiramente deve ser feita uma configuração prévia do sistema de RH que será utilizado para a admissão digital, onde será indicado quais serão os documentos e informações cadastrais que serão solicitadas ao candidato. Após esta configuração inicial iniciasse o processo que será rotineiro para o RH e que será utilizado para todas as admissões.
- Envio do convite ao novo colaborador: O RH enviará um convite personalizado ao novo colaborador diretamente pelo sistema para que ele retorne com as informações solicitadas.
- O novo colaborador recebe uma mensagem: O candidato aprovado recebe uma mensagem de boas-vindas por e-mail com um link para preencher o formulário de pré-admissão. Este formulário pode ser preenchido pelo computador, celular ou qualquer outro dispositivo móvel com acesso a Internet.
- O novo colaborador preenche o formulário: Os documentos podem ser digitalizados no computador ou simplesmente tirando fotos pelo próprio celular. Assim que tudo for preenchido e finalizado, o RH receberá uma notificação com todos os dados.
- Validação dos documentos: O RH validará os documentos recebidos e poderá devolver ao novo colaborador aqueles que estiverem com baixa qualidade ou vencidos, por exemplo, fazendo com que todo este processo ocorra eletronicamente, possibilitando um controle maior referente a qualidade das informações, além da agilidade e eficácia no processo.
- Envio para departamentos responsáveis: Por meio do processo de admissão digital, após a aprovação do RH, é possível encaminhar os dados recebidos diretamente pelo sistema, com apenas um clique, para a equipe de folha de pagamento.
Enfim, por que adotar um processo de admissão digital?
Para fornecer uma experiência mais positiva para o os novos colaboradores e, também, para sua equipe de recursos humanos amparando o seu negócio e promovendo não apenas melhorias por meio da admissão digital, mas com o uso estratégico de uma das principais tendências tecnológicas neste setor.
Em resumo a admissão digital é uma tomada de decisão assertiva, que possui muitos benefícios a oferecer para todos da empresa, pois os processos manuais são morosos e tiram a oportunidade de fazer um trabalho que seja mais importante e focado em melhoria contínua.
