Que toda área de RH necessita de um bom sistema de gestão de pessoas para apoiar e agilizar seus processos, isto não é nenhuma novidade. As vantagens de ter um sistema de RH não é o ponto em questão neste artigo e nem o que é computação em nuvem. Neste artigo abordarei os motivos pelos quais você deve ter este sistema de RH em nuvem e como saber vender esta ideia internamente.
Os sistemas de RH em nuvem são comercializados sobre a terminologia SaaS (Software as a Service), onde a informação fica guardada em um servidor fora da empresa, na Internet, e o cliente paga apenas pela execução do serviço, sem a necessidade de comprar a licença do software ou ter uma infraestrutura de servidores e licenças de uso de sistema operacional, banco de dados etc. Você não terá custos elevados relacionados à compra, instalação e manutenção de hardware e software, você pagará por uma mensalidade como licenciamento deste sistema como um serviço.
A redução imediata de custos com infraestrutura e pessoal de TI para monitorar e manter esta infraestrutura e sistema no ar é a primeira vantagem desta solução em nuvem. Sua empresa não precisa comprar hardware ou software e nem ter uma equipe de TI para gerir esta infraestrutura. Tudo o que é preciso para manter o sistema de RH funcionando sem problemas é de responsabilidade do fornecedor da solução.
Uma segunda vantagem de uma solução de RH em nuvem é o uso imediato da solução. Mesmo com a necessidade de alguma configuração, ou até mesmo um projeto de implantação, você inicia o uso de algumas funcionalidades do sistema mais rapidamente. Os fornecedores de sistemas de RH em nuvem, normalmente, já te fornecerão um login e senha para acesso o seu sistema, enquanto eles providenciam as configurações necessárias para personalizar o sistema para sua empresa.
Sem a necessidade de hardware, software extra e equipe de TI para apoio, seu retorno do investimento é mais rápido, além de contar com outra vantagem que é a atualização constante do sistema de RH. Sistemas desenvolvidos internamente dependem de investimento constante em desenvolvedores para evoluir a solução, enquanto um sistema de RH em nuvem está sendo atualizado com frequência. Os bons fornecedores destas soluções atualizam o sistema pelo menos uma vez ao mês trazendo alguma funcionalidade nova para o produto.
Esta atualização constante do sistema sempre ocorre para todos os clientes de um mesmo fornecedor, ou seja, todos os recursos incorporados para um cliente, através de customizações patrocinadas por um único cliente ou por melhorias realizadas pelo próprio fornecedor, são disponibilizados a todos os clientes. Você estará sempre com um sistema atualizado de acordo com as melhores práticas de RH do mercado, por isso, ao escolher um sistema de RH em nuvem, observe se os clientes deste fornecedor têm similaridade com o seu negócio, pois desta forma, há grande chance de outro cliente ter a mesma necessidade que você e o produto evoluirá conforme a necessidade da maioria dos clientes.
Outro benefício de um sistema de gestão de pessoas em nuvem é a facilidade de acesso. Estes sistemas possuem redundância de servidores e estão disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana e podem ser acessados de qualquer lugar do mundo, onde tenha Internet. Para aquelas empresas que desejam que seus colaboradores só acessem o sistema de dentro de sua própria rede de trabalho, estes sistemas possuem configurações de acesso por restrição de faixas de IP, suprindo esta necessidade. Com um sistema de RH em nuvem, você não terá interrupções prolongadas no uso do sistema, não haverá estresse com a equipe de TI e nem custos a cada atualização.
E com relação a segurança das suas informações? Segurança sempre é um ponto que é tratado com a maior preocupação em sistemas em nuvem, então, não pense que por um sistema estar em nuvem ele será menos seguro que se ele estiver instalado nos servidores da sua empresa. Em alguns casos, há mais segurança no sistema em nuvem do que no sistema instalado nos seus servidores. Um ponto importante é que com o sistema em nuvem, você tem independência da sua equipe de TI e ninguém mais do TI terá acesso aos dados sigilosos do RH.
Além da segurança contra ataques cibernéticos, os sistemas de RH em nuvem, assim como vários outros sistemas, se adaptaram as exigências da LGPD. Estes sistemas de RH são confiáveis e possuem controle de privacidade bastante detalhados para garantir que dados pessoais, dados pessoais sensíveis e dados sigilosos só sejam vistos por quem realmente pode acessá-los. Todo o controle de acesso aos dados e a permissão de manutenção destes dados é registrado e armazenado para quando for necessária uma auditoria.
Uma grande vantagem de uma solução de RH em nuvem é a possibilidade de escalar (aumentar) o licenciamento e a capacidade do sistema rapidamente e até mesmo lançar o sistema em outros países. Você não precisa se preocupar com a infraestrutura para o sistema, então, se você dobrar seu número de colaboradores ou se desejar expandir o uso do sistema para suas filiais ou empresas do grupo, é o fornecedor quem terá que imediatamente expandir a capacidade do sistema e disponibilizar para você o que for necessário. Você terá muito mais flexibilidade e agilidade em nuvem do que com sua infraestrutura e equipe de TI local.
Os sistemas de RH em nuvem já estão em inglês e espanhol, possibilitando o uso em outros países e sua gestão de RH continuará centralizada. Empresas multinacionais no Brasil podem disponibilizar um acesso corporativo para o RH da sua matriz visualizar suas informações de forma online e com dados sempre atualizados. Operações globalizadas se tornam viáveis com a gestão de pessoas em nuvem e elimina-se a redundância de atividades.
Mesmo estando em nuvem, estes sistemas de RH podem estar integrados a seu sistema de folha de pagamento para ter as informações de seus colaboradores sempre atualizadas. Você não precisará admitir, demitir ou atualizar um cargo ou centro de custo de um colaborador. Sempre que uma informação é atualizada na folha de pagamento, em pouco tempo depois já estará atualizada em seu sistema de gestão de pessoas em nuvem.
Talvez, lendo este artigo, você imagine que esta é uma solução somente para grandes empresas. Se você pensou isto, você está enganado. A vantagem de contratar um sistema de RH como serviço é que o modelo comercial dele será adaptado ao tamanho do seu negócio. Os sistemas de RH na nuvem são viáveis para empresas de todos os portes.
Se você precisa de mais esclarecimentos sobre este assunto, ou deseja conhecer uma excelente solução de gestão de pessoas em nuvem, entre em contato com a Linked RH para conhecer o sistema Join RH. Esta é uma empresa que já tem mais de 25 anos no mercado e conta com uma solução especializada para gestão de pessoas. Em 2022, já são mais de 160 grandes clientes gerindo mais de 160.000 colaboradores em todo Brasil e outros países, com um índice de satisfação dos usuários acima de 94%.
Acredito que as informações neste artigo te ajudarão a convencer quem ainda tem dúvida sobre ter um sistema de gestão de pessoas em nuvem, mas para ajudá-lo ainda mais, aqui está um resumo destes argumentos para vender esta ideia:
Redução de custos (TCO)
Com a infraestrutura de T.I. (hardware, licença de software e backup) e processamento de dados nos servidores.
Uso imediato
Configuração e personalização rápida do sistema.
Retorno do investimento rápido
Sem custo de infraestrutura e equipe de TI, o retorno é mais rápido.
Mobilidade
Disponível a qualquer hora, de qualquer lugar.
Segurança
Alto padrão de segurança adotado pelo melhor datacenter no mundo e pelas melhores práticas do mercado.
Agilidade
Rápido diagnóstico da sua necessidade e atendimento dos usuários.
Escalabilidade
Não se preocupe com sua infraestrutura de TI ou necessidade de ampliação.
Sigilo
Dados acessados somente por quem o RH permitir o acesso, sem ninguém da área de TI tendo acesso aos dados.
Colaboração
Todos os clientes se beneficiam ao usar sempre a mesma versão e a mais atualizada dos aplicativos.
Economia
Com horas de atividades de backup, monitoramento de servidor, atendimento ao usuário, atualização de versão, abertura de chamado, entre outras, da equipe de T.I.
Flexibilidade
Iniciando com poucos acessos e expandindo conforme a necessidade.
Atualização constante
Praticidade de instalar e atualizar, sendo total responsabilidade da Linked RH.
Armazenamento
Mais backups armazenados diariamente em zonas distintas.
Independência
Seu departamento de RH caminhando mais rapidamente.
Desde 2020, quando a pandemia nos obrigou a mudar a forma como trabalhamos e como gerimos os colaboradores na empresa, os sistemas de gestão de pessoas em nuvem se tornaram ainda mais atrativos como um ótimo investimento para as empresas. Gerenciar seus colaboradores de forma remota e com eficácia é essencial para todos os negócios.
Espero ter esclarecido as vantagens da adoção de um sistema de gestão de pessoas em nuvem e pense que se por um lado, o RH tem sido chamado para assumir um papel mais estratégico nas empresas, por outro, a tecnologia tem oferecido as ferramentas necessárias para que isto aconteça, portanto, agora é a hora do RH aproveitar esta oportunidade e assumir de vez seu importante, e vital, papel nos negócios.
Como o Join RH pode ajudar sua empresa neste processo?
O sistema Join RH é uma ferramenta completa para gestão de pessoas e ele te ajudará:
- Avaliar e desenvolver seus colaboradores com controles e indicadores para apoiar o feedback, acompanhar o PDI e identificar talentos.
- Administrar seu plano e suas turmas de treinamento, além de muitos indicadores visualizados de diferentes formas, sempre adequado aos requisitos de auditoria da ISO 9001, IATF 16949 e ANVISA.
- Estruturar cada uma das etapas de seu plano de cargos e salários e dar transparência e alinhamento da política salarial para sua liderança.
- Alinhar as metas estrategicamente, engajando e empoderando seus colaboradores com foco em resultados para o negócio.
- Automatizar processos do RH e eliminar por completo o fluxo de papéis entre departamentos e a dependência da liderança sobre o RH para descobrir como está caminhando suas solicitações.
- E muito mais!!!