Conheça algumas dicas práticas para tornar a descrição de cargos em sua empresa um processo frequente, dinâmico, formal e eficiente.
Primordialmente, a descrição de cargos é um processo que define os elementos ou fatos essenciais de uma ocupação. Ou seja, a formalização das atribuições, responsabilidades e requisitos de uma função em documento escrito na organização.
De fato, um método eficiente de elaboração da descrição de cargo não é estático, muito menos passível de conclusão. Pelo contrário, corresponde a algo dinâmico e adequado à estrutura do RH da sua empresa.
Tradicionalmente, utiliza-se um ou mais métodos para a coleta de dados. Recomenda-se que os combine para obter resultados mais confiáveis.
Observação local
O método de observação local é um dos mais básicos e acessíveis. Geralmente, utiliza-se para os cargos do grupo operacional, cujas tarefas sejam simples, manuais e repetitiva. É útil, pois basta observar o indivíduo executando e descrevê-la o que for constatado. Sua principal vantagem é mapear os objetivos de cada atividade e relacioná-la com os demais cargos. Contudo, há desvantagens. Seu processo é moroso e exige tempo e disposição do profissional de RH para realizar a coleta de dados.
Questionário
Método muito utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais. Geralmente elabora-se um questionário padrão, com instruções para preenchimento, e distribui-se para as lideranças ou colaboradores. Antes da distribuição dos questionários deve-se esclarecer quanto aos objetivos da descrição, de modo a não deixar dúvidas quanto ao seu verdadeiro uso. Costuma-se também fornecer um modelo já preenchido para servir como exemplo. Tem como vantagem ser um método rápido e econômico, porém tem uma grande desvantagem relacionada à falta de conhecimento sobre as técnicas para descrição de cargos, o que geralmente resulta em um preenchimento incorreto ou incompleto.
Entrevista para elaboração de descrição de cargo
Atualmente, é o método mais amplamente utilizado no qual, para a obtenção dos dados, o profissional de RH conduz a entrevista, previamente estruturada, com o ocupante do cargo ou seu líder, buscando obter informações essenciais. Para que este método funcione bem é necessário estruturar a entrevista em etapas. A principal vantagem deste método é ter uma fonte de dados mais confiável e suas maiores desvantagens estão em uma entrevista mal estruturada que gere reações negativas por parte dos entrevistados e em seu elevado custo, pois exige profissionais de RH, ou consultores externos, bem preparados.
1ª Etapa – Levantamento das informações para descrição de cargos e agendamento da entrevista
Nessa etapa, colete informações gerais sobre o trabalho executado e o contexto do cargo junto ao superior imediato. Logo após, agende a entrevista, explicando sucintamente o motivo para realizá-la. Nesse meio tempo, solicite ao entrevistado um preparo, de modo que pense nas tarefas que desempenha e em suas responsabilidades. Aconselha-se realizar a entrevista no local de trabalho do entrevistado para deixá-lo à vontade e permitir que ele mostre exemplos dos trabalhos que realiza.
2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista
Para que a entrevista tenha bons resultados, e transcorra em clima agradável, é necessário conquistar a confiança do entrevistado e, para isso, aconselha-se uma apresentação franca e cordial, esclarecendo-se ao entrevistado os objetivos da análise do seu cargo.
Inegavelmente, é ele quem terá mais conhecimento sobre a ocupação. Portanto, para executar uma boa análise do cargo é necessário obter o máximo de dados possíveis dele.
Nesse sentido, as respostas do entrevistado servirá como base para a elaboração da descrição de carga. É fundamental que ele possa ter acesso e a criticá-la posteriormente.
3ª Etapa – Análise das atividades para a descrição de cargo
Aqui são obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, sendo que a maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao entrevistado que liste suas tarefas.
Por exemplo, se a entrevistada fosse uma secretária, esta seria uma possível lista de atividades:
- Arquivar documentos
- Digitar cartas
- Redigir memorandos rotineiros
- Redigir cartas em inglês
Uma vez obtida a lista das tarefas, será pedido que se diga “como” são realizadas as atividades.
Seguindo o mesmo exemplo, teríamos a seguinte lista:
- Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem cronológica.
- Digitar cartas baseando-se em rascunhos e utilizando editor de texto no computador.
- Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já expedidos.
- Redigir cartas em inglês traduzindo rascunhos em português escritos pelo superior.
A entrevistada deve explicar o objetivo de cada tarefa, caso não esteja claro ao entrevistador. Nesta fase, é essencial estar explícito “o que é feito”, “como é feito” e “por que é feito”.
Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais para desenvolver a entrevista. Geralmente, quando é necessário descrever distintos cargos de uma área, é comum elaborar perguntas segmentadas:
- Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?
- Quais são as principais atividades que você executa, supervisiona ou controla?
- Qual a participação do seu cargo na definição de políticas e procedimentos para sua área?
- Como você planeja, acompanha e controla o trabalho da sua equipe?
- Quais as atividades mais complexas do seu cargo?
- Quais os principais desafios do seu cargo?
- Qual a autonomia do seu cargo?
4ª Etapa – Encerramento da entrevista e elaboração da descrição e cargos
O entrevistador deve lembrar o entrevistado que suas respostas servem de base para escrever a descrição de cargo. Caso seja necessário, voltará para esclarecer eventuais dúvidas.
Após a entrevista, o responsável elaborará a descrição e apresentará aos interessados para críticas e reajustes. Normalmente quem faz a aprovação da descrição é a própria liderança do cargo descrito.
Como um sistema de RH pode ajudá-lo com a descrição de cargo?
Por fim, um sistema de RH especializado em gestão de pessoas ajudará você a conduzir melhor seu processo de descrição de cargos. Além de manter todos seus documentos padronizados, ele também fornecerá modelos elegantes de visualização e uma forma prática de distribuir estes documentos com segurança através de um portal.
Um software especializado incorporará um processo de workflow para a criação e revisão da descrição de cargos com um formulário online e o controle do acesso as descrições será determinado pelo RH podendo-se chegar até ao detalhamento cargo a cargo.
Normalmente estes sistemas permitem a você criar quantos modelos de descrição forem necessários e contam com uma enorme facilidade para descrição, revisão e pesquisa das informações contidas em uma descrição de cargos.
Dê adeus ao Word e Excel e ganhe produtividade, padronização e organização em seu processo!
E-book e modelos de descrição de cargo
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Com estes materiais você poderá elaborar uma descrição de cargos de acordo com as melhores práticas de mercado. Serão apresentadas as técnicas mais adequadas de uma maneira prática e direta, para assim poder sanar suas duvidas em relação a este processo e auxiliar numa gestão de pessoas mais eficiente.
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