No segundo artigo da série Feedback você confere um roteiro com 05 passos para um bom feedback e dicas que podem te ajudar no processo com sua equipe.

 

No primeiro artigo desta série sobre feedback foi explicado o que é um feedback , sua importância e quais as dificuldades em dar e receber um feedback, então não repetirei aqui estas informações. Se você ainda não leu este artigo, acesse aqui o link para “A melhor forma de dar feedback”.

Neste artigo eu ajudarei você a criar um bom roteiro para um feedback e darei algumas recomendações para você utilizar em seu feedback.

Só recapitulando: feedback é uma ação que revela os pontos positivos e negativos do trabalho executado tendo em vista a melhoria do mesmo. Lembre, ele deve ser objetivo e claro para quem está recebendo o feedback.

 

5 passos para um bom feedback

Antes de dar seu feedback, elabore um pequeno roteiro. Aqui estão cinco passos para guia-lo para um bom resultado.

 

  1. Preparação

Reflita cuidadosamente sobre o que pretende falar e faça um balanço de aspectos positivos e negativos, assim os fatos mais importantes serão privilegiados na conversa, bem como os pontos positivos ajudam a quebrar a resistência.

 

  1. Escolha do ambiente

A conversa deve ser em um ambiente neutro, sem interrupções ou terceiros, pois o local adequado ajuda a diminuir a tensão. É fundamental que telefonemas ou secretárias não interrompam o processo de feedback.

 

  1. Definição de regras

Para que a conversa não se reduza a um jogo de acusações e defesas é aconselhável pedir que, enquanto você fala, o outro apenas escute, pois as respostas de bate-pronto geram tensão. Com a espera, a impulsividade é controlada e há tempo para assimilar o que foi dito.

 

  1. Início

Inicie a reunião de feedback de forma leve e se concentre sobre os pontos positivos de quem ouve, antes de cobrar algo, pois isto ajuda a diminuir as defesas do outro e ainda dissolve parte da tensão da conversa.

 

  1. Finalização

Ao final é fundamental que haja um reforço dos pontos principais do feedback, pois ajuda a organizar o pensamento e selecionar o mais importante da conversa. Seja breve!

 

feedback

 

Dicas para um bom feedback

Nunca se esqueça de que críticas devem ser feitas reservadamente, mas elogios podem ser públicos!

 

Seja específico

Ser específico e não generalista não cria dúvidas ou falsas expectativas durante o processo. Apresente exemplos e argumentos palpáveis!

 

Seja simpático e tenha empatia

Não faça com que esta conversa pareça que você quer “derrubar” a pessoa, quebre o gelo e inicie sempre com expressões amigáveis.

 

Mantenha o equilíbrio

Não elogie demais, nem critique demais. Para ser construtivo, o feedback não pode ser “puxão de orelha” nem tampouco “jogar confete”. Equilibre sua análise ressaltando os pontos fortes e os pontos a serem desenvolvidos.

 

Apresente orientações

Mostre como o processo realizado pelo ouvinte poderia ter tido um resultado melhor. Apenas dizer que algo não deu certo, sem comentários consistentes, deixa o feedback sem sentido. É necessário sinalizar o que pode e deve ser feito para melhorar.

 

Tenha a mente aberta

Mostre estar aberto para trocar ideias e procure entender se existem fatores desconhecidos por você que podem estar afetando o desempenho.

 

Evite o tom acusatório

Não utilize frases como “você é” ou “você fez”. Ao invés disto, é melhor dizer “eu sinto que você é” ou “eu tive a sensação de que você fez”. Esse posicionamento alivia o outro e o torna mais receptivo.

 

Observe o ouvinte

Mantenha a percepção de como o ouvinte reage às suas colocações. A expressão facial irá orientá-lo se o feedback está sendo construtivo ou apenas complicando uma situação que poderia ser contornada sem grandes “atropelos” de comunicação.

 

Escute também

Quem fala também deve estar preparado a escutar a outra parte. Uma comunicação unilateral não surte os melhores efeitos, por isso, esteja pronto para ver o “outro lado da moeda”.

 

Escolha o momento certo

O feedback faz mais sentido quando é fornecido pouco tempo após o comportamento sobre o qual se espera retorno. Não guarde por meses algo importante a dizer, porém se a situação for de estresse, tratar do tema quando os ânimos ainda estão alterados só piora as coisas.

 

Foque em comportamentos

Dar o foco em comportamentos, e não em pessoas, possibilita uma análise e medição. Não compare o ouvinte com outras pessoas!

 

Também questione

Faça perguntas e seja paciente e bom ouvinte das respostas.

 

Compartilhe informações

Um bom feedback não é uma conversa de conselhos ou opinião. Fale somente sobre o que você está vendo.

 

Tome nota

Fazer anotações é importante tanto para quem dá quanto para quem recebe o feedback, pois assim nenhum fator importante será esquecido. Ao final da conversa, releia os compromissos e estipule pontos de controle.

 

Resumo das dicas

FEEDBACK CAMPEÃO! FEEDBACK FRACASSADO!
Específico Generalista
Simpático e empatia Antipático e desprezo
Equilibrado entre positivo e construtivo Só feedback negativo
Sinaliza o que deve ser mudado Não dá orientações
Está perceptível as reações do ouvinte Não observa o ouvinte
Você assume a responsabilidade A responsabilidade é transferida
Ouve a pessoa A comunicação é unilateral
Ocorre o mais breve possível É retardado, guardado e descarregado
Descreve o comportamento Avalia e julga o comportamento
Apresenta fatos Dá opinião e conselho
Registra ações e evidências do feedback Bate papo sem propósito
É direto e claro É indireto e não é claro
Levanta questões relevantes Faz afirmações sem embasamento
Especifica as consequências As consequências são vagas
É solicitado ou desejado É imposto
Afirma o valor do receptor Nega o valor do receptor

 

CONTINUAÇÃO…

Este é o segundo artigo da série Feedback, no próximo artigo que será lançado em 11/08/2016 estarei comentando sobre erros comuns no feedback, impactos da sua ausência e algumas evidências para você observar no momento em que está fazendo esta ação. Fique de olho, acompanhe o blog e assine nossa newsletter!

 

Como um sistema de RH pode ajuda-lo com este processo?

Um sistema de RH especializado em gestão de pessoas ajudará você a criar o hábito de dar feedbacks, pois ele o alertará de longos períodos sem feedback, também ajudará você a manter um controle centralizado destas ações e permitirá que estas informações sejam compartilhadas com seus superiores e sucessores. Além de tudo isto, quem está recebendo o feedback também terá a informação de fácil acesso, permitindo a ele também registrar sua opinião.

Um software especializado ajuda a incorporar a ação de feedback na cultura da empresa e dá a área de recursos humanos o controle deste processo.

De forma alguma um sistema de RH deve substituir a ação pessoal de dar feedback, mas ele auxiliará muito, até mesmo dando orientações a quem dá e a quem recebe o feedback.

 

E-book sobre feedback

Este artigo tem apenas o objetivo de introduzir este assunto, pois já há um e-book gratuito, do mesmo autor, com mais definições e exemplos. Digite exatamente o termo “ebook feedback” que você encontrará o link para fazer o download deste e-book ou procure na página do Linkedin e Facebook do autor Ricardo Vignotto.

Este e-book tem a finalidade de te orientar da melhor forma possível a como dar excelentes feedbacks. Serão apresentadas as técnicas mais adequadas de uma maneira prática e direta e ele o ajudará a criar um roteiro para um bom feedback.