O organograma é o esqueleto de uma empresa. É ele que define os papéis e os departamentos que compõem seu funcionamento e mostra como tudo se encaixa. Quando as pessoas de uma organização entendem sua estrutura, a probabilidade de se trabalhar melhor em equipe é maior, os profissionais desempenham seus papéis com mais confiança e se sentem seguros no escopo. Pode-se então afirmar que, o organograma de uma empresa é parte de sua organização estratégica, pois ele é importante para definir responsabilidades e limites, clarificando a cadeia hierárquica geral. Por meio dessa ferramenta, uma empresa, de qualquer porte, promove a visualização de sua organização a todos os seus colaboradores e parceiros.
Quais são os benefícios que o organograma traz para a gestão?
O organograma ajuda a simplificar o funcionamento e faz com que todos saibam a quem devem se reportar, diante de algum problema, ou prestar contas de suas obrigações. Nele, são detalhados cada nível hierárquico da equipe de colaboradores, mostrando cada setor abaixo de sua própria estrutura e representando de modo gráfico como é distribuída a organização dos cargos.
Esse desenho deve demonstrar como é a relação desde a presidência até os primeiros cargos, como estagiários, auxiliares e assistentes. Definindo assim quem deve responder a quem em relação aos processos operacionais e administrativos.
Como determinar o melhor tipo de organograma empresarial?
Para determinar o melhor tipo de organograma para uma empresa é preciso avaliar a forma como ela é administrada. Há inúmeros modelos que podem ser adaptados para cada tipo de gestão de empresa, possibilitando sua aplicação conforme a necessidade de cada companhia.
Abaixo, apresentamos três exemplos de organograma. Há outros no mercado, mas esses são os mais comuns.
Organograma vertical: é o modelo clássico de organograma de empresa. A diretoria está no mais alto nível, enquanto que o operacional está inserido nos blocos inferiores do desenho. Esse tipo segue uma linha hierárquica de forma mais rígida. Quanto maior for a autonomia e a responsabilidade exigida para cada cargo ou setor, mais alta deve estar a sua posição.
Organograma circular: Já nesse formato de organograma, a hierarquia é apresentada de forma suave, onde os cargos aparecem lado a lado. O círculo começa no centro, com a presidência e a diretoria, espalhando-se pelos lados os cargos diretamente ligados. Geralmente, esse modelo organograma é o mais usado em empresas modernas, pois demonstra uma preocupação com o trabalho em equipe.
Organograma funcional: é um modelo muito similar ao modelo vertical. Porém, ao invés de representar os cargos de forma hierárquica, esse tipo mostra as relações funcionais dentro da empresa.
Ok, agora que já sabe como determinar o modelo de organograma, como montá-lo?
Independentemente de qual for o modelo escolhido, a elaboração de um organograma precisa seguir uma lista de procedimentos padrão.
Para começar, a maioria dos organogramas é montado com caixas (como você pôde observar nos exemplos acima, com exceção do organograma circular), cada uma delas representando cada um dos cargos da empresa.
Um organograma pode ser representado tanto por cargos como por pessoas. Quando você desenhar um organograma por cargos lembre-se que mesmo se houver 10 profissionais trabalhando no mesmo cargo na área de Marketing da empresa, apenas uma caixa representará esse cargo.
Veja, a seguir, os passos essenciais para sua elaboração:
- Separar as funções de todos os funcionários da empresa, lembrando que pode haver a ocorrência de uma mesma pessoa assumir cargos diferentes;
- Representar no organograma desde o cargo principal (presidente/CEO) até o cargo mais baixo na hierarquia. Vale separar cada nível com cores diferentes para facilitar a visualização;
- Oficializar o organograma na empresa, distribuindo-o entre os setores e deixando-o em local visível para todos os funcionários da empresa.
É preciso lembrar que o organograma não deve ser usado, e nem visto, como uma ferramenta de controle, mas sim a representação da gestão administrativa e do fluxo de processos dentro da organização.
O organograma é uma ferramenta necessária em toda e qualquer organização, apresentando sua estrutura e deixando claro, não só aos funcionários, como também aos demais públicos de interesse (como clientes, fornecedores e parceiros), como é montada a sua estrutura.
Em geral, os profissionais desempenham melhor quando sabem a quem reportar e quem é responsável pelos projetos e áreas da empresa onde atua. Um bom organograma irá ilustrar quantos vice-presidentes se reportam a um presidente ou CEO e, por sua vez, quantos diretores se reportam a um vice-presidente e quantos funcionários se reportam a um diretor. Desta forma, todos conhecem seu papel na organização e onde estão no âmbito da tomada de decisão e responsabilidade. Vale destacar que um organograma não é sinônimo de engessamento ou burocracia, ele vai ajudar a otimizar tempo, custos, melhorar a comunicação, elimina retrabalhos, entre outras vantagens.
Portanto, tenha em mente que organograma é sobre definição e clareza. Pense nele como um esqueleto que apoia a organização e dá-lhe forma. Assim como cada osso em um esqueleto no corpo humano tem uma funcionalidade, cada ramo e nível do organograma tem sua função. Os diversos departamentos e funções de trabalho que compõem uma estrutura organizacional fazem parte do plano para garantir que a organização desempenhe suas tarefas e metas vitais com sucesso e alcance os resultados projetados.