A comunicação é uma necessidade, um processo de interação social onde o indivíduo estabelece contato com o outro. Nas empresas, cada vez mais se percebe a importância da comunicação empresarial interna para disseminar o fluxo de informações. A comunicação empresarial em um nível gerencial determina eficiência, mas ainda assim não está livre de ruídos e mal-entendidos.
Certa vez, em uma determinada empresa o Presidente chamou o Diretor e disse:
— Na próxima sexta-feira, por volta das 17 horas o cometa Halley estará nesta área. Por tratar-se de um evento que ocorre a cada 76 anos, desejo que reúna os funcionários no pátio da empresa, todos usando capacete de segurança. Nesse momento, eu explicarei o fenômeno a eles. Mas se estiver chovendo não poderemos vê-lo, por isso, todos deverão se dirigir ao refeitório onde será exibido um documentário sobre o cometa Halley.
Então o Diretor procurou os Gerentes e falou:
— Por ordem do Presidente, na próxima sexta-feira todos deverão estar reunidos no pátio da empresa por volta das 17 horas utilizando capacete para assistir o cometa Halley. Mas se chover todos deverão ser encaminhados ao refeitório, onde o raro fenômeno terá lugar. Já que esse evento só acontece a cada 76 anos.
Os gerentes passaram o recado aos supervisores que ficaram incumbidos de comunicarem aos assistentes e estagiários.
Por fim, no dia previsto, todos de capacete de segurança, estavam reunidos no auditório para comemorar os 76 anos do presidente e assistir ao show da banda, que é um fenômeno, Bill Halley e seus cometas.
Esse conto de autoria desconhecida é popularmente difundido nos meios corporativos, com adaptações, para ilustrar o problema de uma comunicação empresarial ineficiente.
Dentro de uma organização, grande parte das informações geradas na diretoria não são transmitidas de maneira eficiente para os colaboradores e produzem transtornos. Os erros mais comuns ocorridos na comunicação empresarial interna são:
1. Falta de informação
Os gestores realizam projetos envolvendo todos os colaboradores, mas se esquecem de comunicar aos envolvidos a informação completa. Às vezes, as informações chegam pela metade ou nem chegam aos destinatários finais, porque ainda existe nas empresas a cultura de sonegação de informações.
Os obstáculos na comunicação empresarial podem surgir devido ao clima de competitividade ou pelo fato das pessoas não saberem se devem ou não passar aquela informação.
2. Falta de esclarecimento
Caracteriza-se pela falta de clareza de quem transmite a informação e/ou também pelo medo de fazer perguntas sobre o que foi dito. A falta de esclarecimento pode levar a falsas suposições e gerar problemas no desempenho das tarefas.
Por isso, ao passar uma informação é importante perguntar ao interlocutor, sem intimidá-lo, se ele entendeu ou tem alguma dúvida. Nesse momento, os esclarecimentos entre ambas as partes são necessários para uma boa comunicação empresarial.
3. Falta de um canal padrão
O boca a boca não é uma comunicação eficaz para transferir informações dentro da empresa e pode gerar muitos mal-entendidos, tal como no conto. A história seria bem diferente se o Presidente ou o Diretor tivesse estabelecido um canal padrão para a comunicação empresarial.
Existem diversos canais para serem utilizados conforme a necessidade da empresa: jornal mural, boletins, revistas, intranet, blog, entre outros, mas o importante é eleger um que seja utilizado como padrão para transmitir as informações destinadas a todos.
4. Falta de registro
Não lembrar o que foi falado anteriormente é um fato comum de acontecer na comunicação empresarial. Sendo assim, as informações devem ser registradas por escrito para não serem perdidas.
Não são raros os casos de um colaborador deixar a empresa e, por consequência, o setor em que ele trabalhava perder informações. Para que o impacto não seja tão grande nessas ocasiões, a cultura de registro de informações deve ser incentivada. Assim como a adoção de um sistema eletrônico para organizar as informações e facilitar a sua busca.
5. Falta de uma linguagem apropriada
A adequação da linguagem é um ponto relevante no momento de realizar uma comunicação empresarial. Uma linguagem excessivamente técnica ou baseada na informalidade pode atrapalhar a comunicação. Por exemplo, não adianta um profissional em Sistemas de Informação utilizar uma série de termos técnicos para explicar que o sistema da empresa não estará funcionando, pois, certamente quem não for da área terá dificuldade em entender. Por isso, a linguagem para uma comunicação empresarial deve ser realizada de forma direta e simples.
6. Falta de planejamento de comunicação empresarial interna
É uma grande falha das empresas contemplar apenas a comunicação com o público externo e esquecer que sem uma comunicação empresarial interna eficiente os projetos não fluem e as pessoas não participam.
O desenvolvimento de um planejamento de comunicação empresarial interna aliado ao endomarketing poderá contribuir para a solução dos problemas de comunicação na empresa.
Um bom plano de comunicação contemplará:
- o alinhamento do discurso para que não ocorra sobreposição de informação;
- os meios que serão utilizados para a comunicação e em que circunstâncias poderão ser utilizados;
- o uso de um sistema eletrônico;
- a promoção de ações de relacionamento; e,
- a avaliação.
Compreende-se que a comunicação empresarial eficiente gera retorno positivo para a empresa, seus produtos e serviços. A percepção acerca desse fato não se restringe somente aos colaboradores, mas também se estende para toda a rede de relações internas e externas, contribuindo para o reconhecimento público e reputação empresarial.
