Todo orçamento tem como objetivo principal identificar os componentes do planejamento financeiro, compreendendo um plano das operações anuais da empresa, no intuito de estabelecer metas e objetivos, através dos quais se possam acompanhar os resultados e tomar as ações necessárias no decorrer do período.

O planejamento orçamentário é muito importante para uma gestão eficiente e, em tempos de crise, é preciso atuar também na redução de custos, otimização de processos e no aumento da produtividade, visando à sustentação dos negócios e seu sucesso no mercado.

Cada departamento é responsável por elaborar seu orçamento individual e a área de RH, neste contexto, tem um papel estratégico na definição do planejamento, uma vez que administra inúmeras despesas relacionadas à gestão de pessoas. Assim, o orçamento do RH tem grande importância para as organizações, impactando diretamente nas políticas de atração e retenção, motivação, formação de equipes e qualificação dos colaboradores na busca de resultados.

Então como o orçamento de RH deve ser definido?

Sabemos que não é uma tarefa simples, pois deve incluir todos os custos, fixos e variáveis, deste departamento, contemplando tudo que deverá acontecer no exercício seguinte e os valores que poderá utilizar para isto.

Primeiramente devem-se levar em conta os principais gastos do departamento e, neste quesito, pode-se afirmar que os custos centrais estão relacionados às exigências legais seguidos do desenvolvimento humano e organizacional e suas práticas.

Seguem alguns destes itens essenciais que não podem deixar de ser considerados: salários; encargos trabalhistas; impostos; benefícios; atração e seleção de profissionais; contratações; demissões; treinamento e desenvolvimento; ações para reconhecimento; e, engajamento de equipes.

O orçamento de RH deve contemplar todas estas projeções e ainda: horas extras; comissões; promoções; enquadramentos; e, dissídio. Não menos importante, é necessário definir uma reserva de caixa para eventos não previstos que, na maioria das vezes, são estes quem contribuem fortemente para seu desequilíbrio orçamentário, quando não considerados no planejamento.

Nestes eventos imprevistos, podemos pensar em possíveis demissões emergenciais, contratações temporárias por aumento de demanda ou substituições por afastamentos como licença maternidade, por exemplo, possíveis indenizações, entre outros motivos.

Para que este orçamento possa ser o mais assertivo é importante que o mesmo seja colaborativo, também conhecido como orçamento participativo, que se refere a um planejamento elaborado não unicamente pelos gestores do RH e controladoria, mas sim compartilhado com níveis tático e operacional, que poderão contribuir com suas percepções e realidade, bem como se sentirão ainda mais comprometidos com aquela projeção, o que acarretará em maior envolvimento e dedicação para alcançá-la.

Outro ponto relevante na elaboração de um orçamento em tempos de crise é a otimização dos recursos financeiros, o que se torna essencial para uma gestão de RH enxuta e estratégica. Para isso, é necessário buscar alternativas inovadoras de acordo com a situação e porte de cada empresa.

O recálculo da provisão de custos no decorrer do período é uma das formas de buscar esta otimização, pois permite a verificação das possibilidades de economia no orçamento, a partir do que está sendo efetivamente utilizado em recursos, bem como possíveis sobras em determinados itens ou ajustes necessários.

A automatização também é uma ótima oportunidade neste sentido, uma vez que na área de RH muitos processos se tornam mais eficazes com a utilização de sistemas, como a gestão da folha de pagamento, gestão de benefícios, recrutamento e seleção, entre outros. Os sistemas disponíveis no mercado, tais como o sistema Join RH da Linked RH, contribuem para otimizar o tempo, aumentar a produtividade, oferecer mais controle sobre as informações, facilitar a análise de dados e consequentemente tomar ações sobre estes.

Campanhas internas também são diferenciais para enxugar o orçamento, seja para estimular a economia de energia elétrica, redução de impressões, utilização de garrafas individuais ao invés de copos descartáveis, evitar o desperdício de materiais de escritório, entre outras ações possíveis, também voltadas à sustentabilidade.

Padronizar os processos de recrutamento e seleção, visando maior assertividade, é uma importante maneira de reduzir os custos com a rotatividade de colaboradores, muitas vezes gerada ou maximizada por contratações inadequadas.

Inúmeras outras práticas podem ser adotadas na busca pela otimização dos recursos financeiros, como:

• revisar o headcount da sua empresa para mensurar a quantidade e qualidade dos profissionais que nela atuam;

• comparar os salários de contratação com a realidade de mercado para verificar se há algum ajuste possível sem perder a competitividade;

• rever os benefícios oferecidos e avaliar se existem outras possibilidades que atendam as necessidades, porém com custo menor;

• avaliar a terceirização de atividades-meio, de acordo com a legislação vigente; e,

• adotar legalmente o banco de horas, em detrimento às horas extras.

Com certeza outras práticas surgirão após uma análise cuidadosa da realidade de sua empresa.

Enfim, buscar soluções práticas e factíveis neste sentido, elaborando um orçamento detalhado e pautado na realidade política e econômica atual, tornará seu RH mais estratégico e capaz de trazer resultados financeiros muito positivos para a organização.