Aumentar a produtividade é algo que sempre está entre as principais preocupações de gestores e profissionais dedicados ao desenvolvimento pessoal. É um verdadeiro desafio encontrar e implementar métodos para aumentar a eficiência dos colaboradores e expandir os resultados. De uns anos para cá, as empresas brasileiras têm se preocupado pontualmente em estabelecer critérios e padrões de produtividade, uma vez que o mercado é cada vez mais acelerado e global, e é preciso ter condições de competir com empresas líderes no quesito produtividade, de países como Alemanha, Japão, Estados Unidos, e outros.
O Brasil ainda enfrenta problemas estruturais quanto à produtividade, os quais vão desde a educação ineficiente à falta de acesso à tecnologia. Qualificação é o ponto de partida para a produtividade, mas nem sempre o profissional com a melhor formação e apto a se desenvolver com as condições disponíveis é o suficiente para se atingir padrões adequados de produtividade. Uma alternativa é aprender como ser mais produtivo com os países mais desenvolvidos e com as empresas que são referências no mercado.
10 regras de ouro para a produtividade da empresa
Analisando o que as empresas de destaque fazem de melhor no quesito produtividade é possível estabelecer algumas regras para se atingir este propósito. Vejamos algumas delas!
1) Estabelecer prioridades e metas bem definidas
Um dos principais erros de produtividade das empresas brasileiras é a falta de metas definidas e de prioridades ou devido a comunicação ineficiente destas metas a todos os colaboradores envolvidos no processo. Para se ter bons resultados, é preciso saber para onde se está indo. Se o colaborador não sabe quais são as metas e quais as prioridades da empresa, pode ocorrer desperdícios de tempo e recursos importantes, o que gera a sensação de dever que não foi cumprido. A comunicação clara das metas da empresa deve ser algo amplamente introduzido na cultura organizacional e na rotina do trabalhador.
2) Divisão de tarefas
A lei de Pareto afirma que 80% dos seus resultados são provenientes de 20% dos seus esforços. Logo, é preciso que a empresa prime pela divisão de tarefas assertiva para que o próprio colaborador tenha condições de focar naquilo que exige de si o maior esforço. A organização das tarefas deve ser algo individual e amplamente amparado pela empresa, mas a divisão das responsabilidades é uma decisão estratégica do gestor – ele deve evitar “gargalos” e otimizar os processos com foco na produtividade.
3) Organização é essencial
Rever o layout da empresa e os processos é um ponto de partida para a gestão da produtividade. Muitas vezes a produtividade esbarra na estrutura desorganizada e ineficiente. Construir boas práticas de organização também é uma solução para que o cotidiano seja mais produtivo. Além da estrutura adequada e de processos que sejam eficientes, o senso de organização deve ser respeitado por todos os colaboradores e este tipo de estímulo deve ser constante. Programas como 5S, por exemplo, podem ser muito eficazes.
4) Reduzir o número de reuniões e otimizar a comunicação
Uma preocupação que tem sido recorrente em todas as empresas ao redor do mundo é a redução de reuniões, e eventos do gênero, e o incentivo pela comunicação eficiente. Nem sempre reunião é algo positivo para a eficiência dos processos e o excesso de reuniões é um verdadeiro entrave para a produtividade. Vivemos em uma era caracterizada pelas tecnologias e recursos comunicativos – diferentemente do que ocorria em outras épocas. Muitas informações e direcionamentos podem ser repassados aos interessados através de recursos tecnológicos, como e-mail, fóruns digitais, intranet, etc., sem que seja preciso interromper as atividades. As reuniões devem ser priorizadas em decisões e assuntos de maior relevância.
5) Reveja a burocracia
Muitas vezes a empresa possui burocracia e processos que se tornam um obstáculo à produtividade. Reveja a documentação, as normas e as práticas da empresa, tornando os processos mais dinâmicos e enxutos. A burocracia deve contribuir para os processos e não pode ser um entrave.
6) Faça com que o colaborador ame a empresa
Quem ama o que faz, faz melhor e com mais empenho, quer ver resultados significativos em menor tempo e transforma as suas obrigações em algo satisfatório. Para esta tarefa, é preciso fazer com que o colaborador dê um novo significado para o seu trabalho e o veja como uma escolha que tem sentido para a sua vida. Há muitas estratégias para que o colaborador veja com estima o seu trabalho: ambiente de trabalho saudável e organizado, práticas de motivação, reconhecimento do seu trabalho e valorização, gestão humanizada, etc.
7) Tenha métricas e recursos de mensuração da produtividade
Produtividade é um conceito bastante relativo. Mesmo que a empresa saiba o que é ou não produtivo dentro do seu contexto, é preciso ter evidências e controle das práticas de produtividade. É preciso que haja critérios e indicadores quantificáveis de produtividade. Há muitos modelos de métricas e recursos tecnológicos no mercado que permitam a mensuração assertiva dos resultados.
8) Estimule a gestão eficiente do tempo
O tempo é um recurso, como as tecnologias ou o dinheiro, por exemplo. É talvez o recurso que tenha mais a ver com a produtividade dentro da empresa. Desta forma, a gestão do tempo deve ser estimulada em todos os níveis produtivos e entre todos os profissionais.
9) Utilize a tecnologia em favor da produtividade
Os recursos tecnológicos podem ser verdadeiros aliados da produtividade e não se pode conceber atualmente processos mais eficazes sem o uso da tecnologia. Há muitas ferramentas que podem ajudar a empresa a ser mais eficiente e produtiva – dos recursos de comunicação aos programas que integram diferentes processos da empresa, centralizando informações importantes sobre todas as suas atividades, o que permite a tomada de decisão mais assertiva por parte do gestor. Vale a pena fazer uma análise das necessidades tecnológicas da empresa com foco na produtividade antes de fazer as aquisições necessárias.
10) Foco na qualificação!
A qualificação é o ponto central dos processos de produtividade de uma empresa. Não basta contratar os melhores profissionais sem considerar que a qualificação deve ser constante e acreditar que os pontos fortes destes colaboradores bastarão para garantir um trabalho eficiente e processos produtivos. Também não dá para esperar que ao contratar os recursos tecnológicos mais recentes fará com que a produtividade expanda automaticamente na empresa. A qualificação deve ser contínua e em todos os sentidos – desde a capacitação e desenvolvimento de talentos à criação de processos inovadores apoiados pelos recursos tecnológicos de ponta.
