Para abordar o tema em questão é importante dizer de antemão que o gerenciamento do orçamento empresarial é, juntamente com o planejamento estratégico e a gestão de riscos, um dos pilares principais da gestão estratégica de qualquer organização e essencial para estruturá-la na busca da competitividade do mercado.
Quanto aos termos Budget e Forecast, estes são frequentemente utilizados nas empresas, principalmente nas multinacionais, e referem-se a métodos populares de orçamentos corporativos.
O budget refere-se ao orçamento anual das organizações, onde se define o planejamento financeiro das áreas com valores detalhados da projeção de suas despesas para o período seguinte, incluindo o quanto pretendem gastar a partir das expectativas de receita. O budget normalmente é elaborado com base nos valores que foram praticados no período vigente, adequados às mudanças previstas para o ano seguinte, às atualizações de valores, mercado e demais itens que possam contribuir para uma projeção fundamentada, tanto dos custos fixos como dos variáveis.
Já o forecast é basicamente o recálculo do budget proposto inicialmente, porém, é feito no decorrer do período e com uma parte das ações já executadas, visando uma aproximação mais realista do resultado que será fechado no período, a partir de uma visão atualizada do planejamento proposto (orçado x realizado).
Assim, pode-se afirmar que a principal diferença entre ambos, é que o budget é um orçamento estimado e trata-se do planejamento no qual se define as metas e objetivos do departamento e/ou empresa para determinado período, enquanto o forecast é o ajuste deste orçamento ao longo do ciclo e trata-se do seu acompanhamento.
O controle do forecast costuma ser realizado pelos responsáveis periodicamente, na maioria das vezes ocorre mensalmente, através do comparativo entre os valores projetados no budget, versus aqueles que efetivamente foram praticados. A partir deste comparativo, é feito o recálculo dos valores que precisam ser alcançados nos meses seguintes, para que se consiga cumprir os objetivos traçados no orçamento inicial.
O budget, ou previsão orçamentária, deve fazer parte de um sistema de planejamento global, ou seja, um conjunto de planos e políticas que permitam à administração conhecer os resultados operacionais da empresa e realizar os acompanhamentos necessários para que os possíveis desvios sejam analisados, avaliados e corrigidos.
Considerando o atual momento político e econômico que o país vivencia e as constantes mudanças geradas no ambiente dos negócios, um budget bem elaborado e devidamente acompanhado, torna-se uma ferramenta imprescindível para a administração das organizações, seja qual for seu ramo de atividade, seu porte ou natureza.
As empresas bem estruturadas sabem da importância e das vantagens de se ter um bom planejamento na busca dos seus objetivos, uma vez que tal cenário mercadológico tem exigido o aprimoramento dos processos de planejamento estratégico, de sua avaliação e controle. Sem este acompanhamento, as corporações se enfraquecem na tomada de decisões, o que não é desejável ou aceitável nos dias atuais.
Elaborar um planejamento orçamentário consiste em reunir e analisar as variáveis empresariais para que se possam preparar as ações futuras, pois quando se planeja estrategicamente, se ganha tempo para ações mais seguras, uma vez que as variáveis que podem ser controladas já foram antecipadamente consideradas.
Com a globalização e a abertura dos mercados, intensificou-se a concorrência, passando-se a exigir respostas mais rápidas das organizações. Neste contexto, o budget contribui para alocar de maneira eficiente e segura os recursos disponíveis, propiciando o aproveitamento de oportunidades no mercado e trazendo um emprego mais assertivo destes, já que a definição prévia de despesas e investimentos evita dispêndios desordenados e sem critérios, bem como decisões baseadas no improviso.
Segundo Sanvicente (2000), através da sistematização do processo de planejamento e controle, graças ao uso de orçamentos, introduz-se o hábito do exame prévio e cuidadoso de todos os fatores antes das tomadas de decisões importantes, além de obrigar a administração da empresa a dedicar atenção adequada e oportuna aos efeitos eventualmente causados pelo surgimento de novas condições externas.
A elaboração do budget traz também como benefício um momento de reflexão e revisão dos gastos das áreas pelos seus responsáveis, para a definição da projeção necessária, o que se torna bastante pertinente para a análise de possíveis ações na busca pela redução de custos, que tem sido muito importante e necessária tanto em pequenas, como em médias e grandes organizações.
Apesar de sua importância incontestável no mundo corporativo, o sucesso de um planejamento orçamentário está fortemente relacionado à sua flexibilidade e capacidade para responder a mudanças na sua estratégia, como também na capacidade de democratizar as informações da empresa, tornando-se uma ferramenta de negócios ágil e dinâmica, que auxiliará a companhia a comunicar, organizar e controlar o ambiente interno, aliado ao direcionamento estratégico da empresa e considerando os fatores externos.
Desta forma, conclui-se que o esforço concentrado na direção correta aprimora a qualidade das decisões e otimiza o seu tempo, no concorrido e mutável mundo empresarial.