O processo de agregar novas pessoas à empresa se inicia no momento do levantamento de necessidades de contratação, passa pelo recrutamento e seleção e tem como um importante passo o programa de integração, pois a organização precisa se apresentar para aquele que está chegando, capacitando e favorecendo a integração do novo colaborador ao ambiente de trabalho da melhor maneira possível. Essa socialização organizacional representa uma etapa importante, pois molda o relacionamento entre o individuo e a empresa, reduzindo o tempo de adaptação e favorecendo a produtividade.
Em geral, a integração do novo colaborador à organização pode se dar de maneira informal ou formal. Dizemos que a socialização ocorre de maneira informal quando não há uma preocupação ou atenção especial da empresa em relação à chegada desse novo membro e ele é imediatamente colocado no cargo para o qual foi contratado, mas esse processo também pode ser estruturado de forma que haja uma sistematização em relação à recepção, orientação e treinamento das pessoas em relação às politicas, normas, valores e padrões de comportamento adotados pela organização. Nesse sentindo, o treinamento de integração torna-se uma importante ferramenta para a socialização organizacional.
O treinamento de integração tem sido utilizado nas empresas desde o início do século XX, visando familiarizar o novo colaborador com alguns aspectos da empresa, como: a linguagem utilizada, a cultura organizacional (usos e costumes), a estrutura, os produtos e serviços que a organização oferece, assim como a missão, a visão, os valores e os objetivos organizacionais.
O principal objetivo do treinamento de integração é fazer com que o novo colaborador aprenda e incorpore valores, normas e padrões de comportamento importantes para a organização e o bom desempenho dos colaboradores. Além disso, o treinamento de integração é o principal meio de aculturamento de novos membros as práticas adotadas pela organização, já que este possibilita uma assimilação rápida e intensiva da cultura da organização e facilita que o novo contratado se comporte como um membro efetivo desta.
A execução do treinamento de integração pode ser feita pelo setor responsável pelos treinamentos dentro da empresa ou pelos gerentes ou membros dos diversos departamentos cuja atuação tenha relação com os assuntos abordados. Normalmente, o treinamento de integração tem duração de um a cinco dias e, é aconselhável que haja um acompanhamento de um gerente ou supervisor que, no médio prazo, além de atuar como um tutor, também possa avaliar o desempenho do novo colaborador. Para novos contratados que irão exercer cargos de gerência ou direção, sua integração a organização pode levar meses e envolver uma agenda que inclua passar por diversas áreas ou departamentos da empresa.
É de fundamental importância que a estruturação de um treinamento de integração esteja alinhada as necessidades, práticas e políticas adotadas pela empresa. Em relação a seu conteúdo, além de uma parte descritiva, o treinamento de integração pode ser composto por vivências, simulações, visitas as instalações da empresa e também contar com uma parte técnica, voltada mais para o aprimoramento de aspectos operacionais. Também é comum as empresas disponibilizarem para os novos contratados um manual, que pode ser impresso ou estar disponível na Intranet, com informações básicas que facilite a integração à organização.
O primeiro passo para elaborar um bom treinamento de integração é fazer um plano de ação em que conste todas as informações e atividades que serão necessárias para atingir um objetivo, que nesse caso é a integração e o engajamento do novo colaborador.
Para que o treinamento de integração cumpra seu papel é necessário que aborde:
- Assuntos organizacionais, que engloba as políticas, a visão, a missão, a estrutura, departamentos e os produtos e serviços oferecidos pela organização. Além disso, apresenta as instalações da empresa, as regras e procedimentos internos e os procedimentos de segurança no trabalho;
- Benefícios oferecidos e direitos do colaborador, como horário de trabalho, de descanso e de refeições. Programas de benefícios sociais, datas de pagamento, adiantamento e bonificações;
- Apresentação dos gestores, líderes e equipe de trabalho, facilitando a integração do colaborador a sua equipe de trabalho e criando canais de comunicação direta entre gestores e colaboradores;
- Deveres do novo colaborador, que abrange as responsabilidades e as atribuições do novo colaborador, assim como a visão geral do cargo, as tarefas, os objetivos, as metas, resultados e o desempenho esperado.
Além disso, é importante que haja uma apresentação da história e filosofia da empresa e, se possível, aulas teóricas e práticas sobre o cargo ou função a ser desenvolvida, assim como o desenvolvimento de competências requeridas pela empresa, como liderança, trabalho em equipe, criatividade, etc.