Métodos para elaboração de uma descrição de cargos

Conheça algumas dicas práticas para tornar a descrição de cargos em sua empresa um processo frequente, dinâmico, formal e eficiente.

Primordialmente, a descrição de cargos é um processo que define os elementos ou fatos essenciais de uma ocupação. Ou seja, a formalização das atribuições, responsabilidades e requisitos de uma função em documento escrito na organização.

De fato, um método eficiente de elaboração da descrição de cargo não é estático, muito menos passível de conclusão. Pelo contrário, corresponde a algo dinâmico e adequado à estrutura do RH da sua empresa.

Tradicionalmente, utiliza-se um ou mais métodos para a coleta de dados. Recomenda-se que os combine para obter resultados mais confiáveis.

Observação local

O método de observação local é um dos mais básicos e acessíveis. Geralmente, utiliza-se para os cargos do grupo operacional, cujas tarefas sejam simples, manuais e repetitiva. É útil, pois basta observar o indivíduo executando e descrevê-la o que for constatado. Sua principal vantagem é mapear os objetivos de cada atividade e relacioná-la com os demais cargos. Contudo, há desvantagens. Seu processo é moroso e exige tempo e disposição do profissional de RH para realizar a coleta de dados.

Questionário

Método muito utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais. Geralmente elabora-se um questionário padrão, com instruções para preenchimento, e distribui-se para as lideranças ou colaboradores. Antes da distribuição dos questionários deve-se esclarecer quanto aos objetivos da descrição, de modo a não deixar dúvidas quanto ao seu verdadeiro uso. Costuma-se também fornecer um modelo já preenchido para servir como exemplo. Tem como vantagem ser um método rápido e econômico, porém tem uma grande desvantagem relacionada à falta de conhecimento sobre as técnicas para descrição de cargos, o que geralmente resulta em um preenchimento incorreto ou incompleto.


Entrevista para elaboração de descrição de cargo

Atualmente, é o método mais amplamente utilizado no qual, para a obtenção dos dados, o profissional de RH conduz a entrevista, previamente estruturada, com o ocupante do cargo ou seu líder, buscando obter informações essenciais. Para que este método funcione bem é necessário estruturar a entrevista em etapas. A principal vantagem deste método é ter uma fonte de dados mais confiável e suas maiores desvantagens estão em uma entrevista mal estruturada que gere reações negativas por parte dos entrevistados e em seu elevado custo, pois exige profissionais de RH, ou consultores externos, bem preparados.

1ª Etapa – Levantamento das informações para descrição de cargos e agendamento da entrevista

Nessa etapa, colete informações gerais sobre o trabalho executado e o contexto do cargo junto ao superior imediato. Logo após, agende a entrevista, explicando sucintamente o motivo para realizá-la. Nesse meio tempo, solicite ao entrevistado um preparo, de modo que pense nas tarefas que desempenha e em suas responsabilidades. Aconselha-se realizar a entrevista no local de trabalho do entrevistado para deixá-lo à vontade e permitir que ele mostre exemplos dos trabalhos que realiza.

2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista

Para que a entrevista tenha bons resultados, e transcorra em clima agradável, é necessário conquistar a confiança do entrevistado e, para isso, aconselha-se uma apresentação franca e cordial, esclarecendo-se ao entrevistado os objetivos da análise do seu cargo.

Inegavelmente, é ele quem terá mais conhecimento sobre a ocupação. Portanto, para executar uma boa análise do cargo é necessário obter o máximo de dados possíveis dele.

Nesse sentido, as respostas do entrevistado servirá como base para a elaboração da descrição de carga. É fundamental que ele possa ter acesso e a criticá-la posteriormente.

3ª Etapa – Análise das atividades para a descrição de cargo

Aqui são obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, sendo que a maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao entrevistado que liste suas tarefas.

Por exemplo, se a entrevistada fosse uma secretária, esta seria uma possível lista de atividades:

  • Arquivar documentos
  • Digitar cartas
  • Redigir memorandos rotineiros
  • Redigir cartas em inglês

Uma vez obtida a lista das tarefas, será pedido que se diga “como” são realizadas as atividades.

Seguindo o mesmo exemplo, teríamos a seguinte lista:

  • Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem cronológica.
  • Digitar cartas baseando-se em rascunhos e utilizando editor de texto no computador.
  • Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já expedidos.
  • Redigir cartas em inglês traduzindo rascunhos em português escritos pelo superior.

A entrevistada deve explicar o objetivo de cada tarefa, caso não esteja claro ao entrevistador. Nesta fase, é essencial estar explícito “o que é feito”, “como é feito” e “por que é feito”.

Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais para desenvolver a entrevista. Geralmente, quando é necessário descrever distintos cargos de uma área, é comum elaborar perguntas segmentadas:

  • Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?
  • Quais são as principais atividades que você executa, supervisiona ou controla?
  • Qual a participação do seu cargo na definição de políticas e procedimentos para sua área?
  • Como você planeja, acompanha e controla o trabalho da sua equipe?
  • Quais as atividades mais complexas do seu cargo?
  • Quais os principais desafios do seu cargo?
  • Qual a autonomia do seu cargo?

4ª Etapa – Encerramento da entrevista e elaboração da descrição e cargos

O entrevistador deve lembrar o entrevistado que suas respostas servem de base para escrever a descrição de cargo. Caso seja necessário, voltará para esclarecer eventuais dúvidas.

Após a entrevista, o responsável elaborará a descrição e apresentará aos interessados para críticas e reajustes. Normalmente quem faz a aprovação da descrição é a própria liderança do cargo descrito.

Como um sistema de RH pode ajudá-lo com a descrição de cargo?

Por fim, um sistema de RH especializado em gestão de pessoas ajudará você a conduzir melhor seu processo de descrição de cargos. Além de manter todos seus documentos padronizados, ele também fornecerá modelos elegantes de visualização e uma forma prática de distribuir estes documentos com segurança através de um portal.

Um software especializado incorporará um processo de workflow para a criação e revisão da descrição de cargos com um formulário online e o controle do acesso as descrições será determinado pelo RH podendo-se chegar até ao detalhamento cargo a cargo.

Normalmente estes sistemas permitem a você criar quantos modelos de descrição forem necessários e contam com uma enorme facilidade para descrição, revisão e pesquisa das informações contidas em uma descrição de cargos.

Dê adeus ao Word e Excel e ganhe produtividade, padronização e organização em seu processo!

E-book e modelos de descrição de cargo

Depois que leu nosso artigo, se você quer saber ainda mais sobre o assunto, acesso o e-book gratuito com detalhes e informações adicionais sobre o tema. Além disso, há vários exemplos de templates de descrição de cargos para você adaptar em sua empresa.

Com estes materiais você poderá elaborar uma descrição de cargos de acordo com as melhores práticas de mercado. Serão apresentadas as técnicas mais adequadas de uma maneira prática e direta, para assim poder sanar suas duvidas em relação a este processo e auxiliar numa gestão de pessoas mais eficiente.

Visite o site descricaodecargos.com.br e acesse os materiais.

E você também pode conferir o artigo orientações para uma boa descrição de cargo para ampliar ainda mais seu potencial.

Ricardo Vignotto Lopez
Ricardo Vignotto Lopezhttp://www.linkedrh.com.br
Ricardo Vignotto, Mestre em Business Intelligence para Gestão de Pessoas, compartilha sua vivência e experiência através de consultoria, e-books, artigos, treinamentos e palestras para líderes de RH. Diretor da Linked RH e criador do software Join RH para gestão de pessoas.

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