Conheça algumas dicas práticas para tornar a descrição de cargos em sua empresa um processo frequente, dinâmico, formal e eficiente.

Uma descrição de cargos é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo, sendo a formalização, em documento escrito, das atribuições, responsabilidades e especificações dos requisitos de um cargo na organização.

Como este processo não deve ser entendido como estático ou que uma vez terminado pode-se esquecer do assunto, devemos elaborar um método eficiente para elaboração da descrição de cargos, que deve ser o mais adequado possível à sua estrutura do RH e a dinâmica da sua empresa.

Tradicionalmente utiliza-se um dos métodos descritos a seguir, sendo que muitas vezes costuma-se fazer uma combinação entre eles.

 

Observação local

Método básico que é utilizado principalmente para descrição de cargos que tenham tarefas envolvendo operações manuais ou tarefas simples e repetitivas, ou seja, quando as tarefas que compõem o cargo podem ser descritas e especificadas a partir da simples observação da pessoa trabalhando. Em geral, é utilizado para cargos do grupo operacional. Tem como principal vantagem a melhor compreensão dos objetivos de cada tarefa e das relações com outros cargos, porém sua maior desvantagem está no método moroso que encarece o processo de coleta de dados, pois exige muito tempo do profissional que faz a descrição.

 

Questionário

Método muito utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais. Geralmente elabora-se um questionário padrão, com instruções para preenchimento, e distribui-se para as lideranças ou colaboradores. Antes da distribuição dos questionários deve-se esclarecer quanto aos objetivos da descrição, de modo a não deixar dúvidas quanto ao seu verdadeiro uso. Costuma-se também fornecer um modelo já preenchido para servir como exemplo. Tem como vantagem ser um método rápido e econômico, porém tem uma grande desvantagem relacionada à falta de conhecimento sobre as técnicas para descrição de cargos, o que geralmente resulta em um preenchimento incorreto ou incompleto.


Entrevista

É o método mais amplamente utilizado no qual, para a obtenção dos dados, o profissional de RH conduz a entrevista, previamente estruturada, com o ocupante do cargo, buscando obter informações essenciais sobre o cargo. Para que este método funcione bem é necessário estruturar a entrevista em etapas. A principal vantagem deste método é ter uma fonte de dados mais confiável e suas maiores desvantagens estão em uma entrevista mal estruturada que gere reações negativas por parte dos entrevistados e em seu elevado custo, pois exige profissionais de RH, ou consultores externos, bem preparados.

 

1ª Etapa – Levantamento das informações gerais e agendamento da entrevista

Devem-se coletar, junto ao superior imediato da pessoa que será entrevistada, informações gerais sobre o trabalho executado e o contexto do cargo. Muitas vezes é a própria liderança quem será entrevistada com a finalidade da elaboração completa da descrição de cargos.

Nesta etapa deve ser agendada a entrevista, explicando-se sucintamente o motivo da entrevista e solicitando para que o entrevistado se prepare, pensando nas tarefas que desempenha e em suas responsabilidades. Aconselha-se que a entrevista seja realizada no local de trabalho do entrevistado, para deixar o entrevistado à vontade e permitir que ele mostre exemplos dos trabalhos que realiza.

 

2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista

Para que a entrevista tenha bons resultados, e transcorra em clima agradável, é necessário conquistar a confiança do entrevistado e, para isso, aconselha-se uma apresentação franca e cordial, esclarecendo-se ao entrevistado os objetivos da análise do seu cargo.

É importante esclarecer que para analisar os cargos da organização é necessário obter dados e quem mais conhece aquele cargo na organização é o seu ocupante. Avise ao entrevistado que suas respostas serão anotadas para que seja elaborada a descrição do cargo, a qual, posteriormente, poderá ser criticada por ele.

 

3ª Etapa – Análise das atividades do cargo

Aqui são obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, sendo que a maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao entrevistado que liste suas tarefas.

Por exemplo, se a entrevistada fosse uma secretária, esta seria uma possível lista de atividades:

  • Arquivar documentos
  • Digitar cartas
  • Redigir memorandos rotineiros
  • Redigir cartas em inglês

Uma vez obtida a lista das tarefas, será pedido que se diga “como” são realizadas as atividades.

Seguindo o mesmo exemplo, teríamos a seguinte lista:

  • Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem cronológica.
  • Digitar cartas baseando-se em rascunhos e utilizando editor de texto no computador.
  • Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já expedidos.
  • Redigir cartas em inglês traduzindo rascunhos em português escritos pelo superior.

Caso o objetivo de cada tarefa não esteja claro, então será pedido à entrevistada que explique os objetivos das mesmas. É claro que neste exemplo o esclarecimento é desnecessário, uma vez que o objetivo de cada tarefa está implícito e não teria sentido perguntar “Por que você arquiva documentos?”. A resposta natural seria “Para manter o arquivo organizado!“. Portanto, nesta fase da entrevista devem ser obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, quanto ao “que é feito”, “como é feito” e “por que é feito” (quando necessário).

Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais para desenvolver a entrevista. Dependendo da quantidade de cargos por área a serem descritos, é comum elaborar previamente as perguntas por área de atuação.

  • Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?
  • Quais são as principais atividades que você executa, supervisiona ou controla?
  • Qual a participação do seu cargo na definição de políticas e procedimentos para sua área?
  • Como você planeja, acompanha e controla o trabalho da sua equipe?
  • Quais as atividades mais complexas do seu cargo?
  • Quais os principais desafios do seu cargo?
  • Qual a autonomia do seu cargo?

 

4ª Etapa – Encerramento da entrevista e elaboração da descrição

O entrevistador lembra ao entrevistado que com os dados levantados será elaborada a descrição de cargos e que, se necessário, ele retornará para esclarecer eventuais dúvidas.

Após a entrevista, quando o entrevistador terá pleno entendimento das atividades do cargo, será elaborada a descrição e apresentada para críticas. Normalmente quem faz a aprovação da descrição é a própria liderança do cargo descrito.

 

Como um sistema de RH pode ajudá-lo com este processo?

Um sistema de RH especializado em gestão de pessoas ajudará você a conduzir melhor seu processo de descrição de cargos. Além de manter todos seus documentos padronizados, ele também fornecerá modelos elegantes de visualização e uma forma prática de distribuir estes documentos com segurança através de um portal.

Um software especializado incorporará um processo de workflow para a criação e revisão da descrição de cargos com um formulário online e o controle do acesso as descrições será determinado pelo RH podendo-se chegar até ao detalhamento cargo a cargo.

Normalmente estes sistemas permitem a você criar quantos modelos de descrição forem necessários e contam com uma enorme facilidade para descrição, revisão e pesquisa das informações contidas em uma descrição de cargos.

Dê adeus ao Word e Excel e ganhe produtividade, padronização e organização em seu processo!

 

E-book e modelos de descrição de cargo

Se você quer saber ainda mais sobre o assunto, acesso o e-book gratuito com detalhes e informações adicionais sobre o tema, além ainda de vários exemplos de templates de descrição de cargos para você adaptar em sua empresa.

Com estes materiais você poderá elaborar uma descrição de cargos de acordo com as melhores práticas de mercado. Serão apresentadas as técnicas mais adequadas de uma maneira prática e direta, para assim poder sanar suas duvidas em relação a este processo e auxiliar numa gestão de pessoas mais eficiente.

Visite o site www.descricaodecargos.com.br e acesse os materiais.

E você também pode conferir o artigo “Orientações para uma boa descrição de cargo” para ampliar ainda mais seu potencial.

 

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