Para setores responsáveis em contratar e integrar funcionários, não há nada mais frustrante do que passar muito tempo em busca de um candidato realmente qualificado para preencher um papel fundamental em uma empresa e, de outro lado, esse novo colaborador acaba não correspondendo às expectativas e até mesmo é desligado da função em pouco tempo.

Para muitos profissionais de Recursos Humanos e Gestão de Pessoas, essa é uma infeliz realidade. Mas como evitar esse tipo de experiência negativa? Por meio da aplicação do onboarding na integração de novos colaboradores.

 

Por que apostar na experiência onboarding?

Muitas vezes, especialmente após processos de recrutamento e seleção extenuantes, muitos profissionais de RH acabam ficando “sem energia” para garantir que o novo contratado tenha uma experiência de “imersão” ou de “embarque” – que é o que significa, em tradução livre, o termo “onboarding”.

Para que se tenha ideia, em uma pesquisa feita no ano de 2013 pela Robert Half, chegou-se à conclusão de que o Brasil é o campeão mundial quando se trata de rotatividade de funcionários (turnover), que naquele período aumentou em 82%, enquanto a média mundial era de 38%.

Felizmente, a tecnologia de hoje pode ajudar os gerentes a aprimorarem a experiência onboarding dos novos colaboradores, que quando combinada com outros elementos recorrentes em Recursos Humanos, podem ser tornar uma poderosa ferramenta de desempenho individual, de grupo e da empresa.

 

Quando se deve começar a experiência onboarding?

A experiência onboarding deve começar logo após o funcionário assumir suas funções. Esse é o momento em que ele certamente estará mais empolgado e engajado.

Nesse momento, é muito importante oferecer informações essenciais, adquirir todos os dados necessários, bem como realizar um verdadeiro processo de “encantamento” no colaborador. É preciso se recordar de que, em regra, o novo funcionário estará deixando outro empregador e rumar para a nova empresa.

Desse modo, a atividade onboarding imediata é essencial para validar a decisão desse candidato sobre mudar de emprego. Por isso é importante conceder informações e atribuir comprometimentos desde os primeiros dias.

No entanto, deve-se evitar alguma burocracia logo no primeiro dia. Nesse caso, é preciso que o funcionário tenha contato com sua nova equipe. Uma boa ação pode ser chama-lo para um almoço, por exemplo, para demonstrar a importância dele para a empresa.

Deixar um contato que possa mostrar a ele as demais conexões da empresa podem ser também crucial.

É preciso entender que este processo de onboarding deve ser adotado como uma estratégia, de forma que possa contribuir para que as operações que este novo colaborador for desenvolver sejam realizadas com mais fluidez, o que proporciona uma adaptação mais fácil e rápida.

Ao mostrar ao seu novo funcionário a missão, a visão, os valores e a cultura da organização, garantirá que eles compreendam completamente seus papéis e como devem se relacionar na organização.

É uma maneira de evitar erros prejudiciais, ao realizar um ótimo processo de inserção, é possível descobrir que há uma melhor assimilação da cultura da empresa, maiores índices de produtividade e maior envolvimento dos funcionários.

 

Quanto tempo deve durar o onboarding?

Estima-se que o onboarding dure de 1 a 3 meses. Em alguns casos, esse tempo pode ser menor, a depender da adaptação do funcionário.

Pode ser interessante realizar conversas com o colaborador na primeira semana e, após, a cada mês. Se essas conversas estiverem integradas aos seus levantamentos de desempenho, certifique-se de que haja tempo suficiente para discutir tanto sobre a contribuição do empregado quanto para que ele possa responder a qualquer dúvida sobre pessoas, processos, práticas e a cultura da empresa.

E as convicções comuns sobre o onboarding de que serve para configurar apenas um novo login e senha no computador do funcionário deve ser deixada para trás. O onboard é muito mais do que isso.

O processo deve permitir que o funcionário compreenda profundamente e, o mais importante, alinhe-se com a cultura e a estratégia da organização.

Não entender como a organização funciona e não se adequar culturalmente a ela são uma das principais dificuldades em assumir um novo papel.

Neste contexto, o ideal é que a empresa promova um ambiente de inserção adequado, em que possa mostrar através de um treinamento específico e acompanhamento mais próximo, a melhor maneira para que este colaborador possa ser alinhado efetivamente neste novo ambiente corporativo.

Lembre-se: muitas dessas dicas também se aplicam aos funcionários atuais que mudaram de funções ou de atribuições. Mesmo que já conheçam a empresa, precisam ser integrados em seus novos papéis, especialmente se eles estiverem diretamente ligados às estratégias.